接待工作注意项目.doc

接待工作注意事项 接待工作是办公室工作系统关键步骤，接待工作水平高低能够集中反应一个企业整体形象，能够展示出接待人员素质和能力，同时对于推进工作开展也含有十分关键作用。在新形势下，为适应企业发展要求，办公室接待工作必需做到热情周到、耐心细致、规范有序、客人满意，从而愈加好地发挥职能部门作用，以实际行动树立现代企业机关新形象。 一、认真细致地做好接待前准备 接待前做好充足准备是确保接待工作质量前提。首先，沟通情况，了解意图。在接到上级部门或对方通知或电话后，应立即向相关领导汇报，并主动和对方取得联络，了解清楚上级或对方来访人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检验指导哪些工作或来访客人关键目标、有什么要求、活动方法等等，方便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务 类型及地点等各项工作。 其次，超前考虑，周密安排。在了解掌握以上情况后，对接下来接待工作进行充足考虑，关键包含所需材料准备、会务地点确实定、餐饮安排、结束送行礼节及其它相关注意事项等。考虑中每项任务、每一个步骤全部要细化任务，做到分工合理，责任明确，使每项工作全部有些人负责、有些人负担、有些人落实。在考虑接待工作时要注意对待上级机关和弟兄单位区分，因人而异，依据需要妥帖安排。接待工作考虑成熟以后，立即向主管领导汇报，征求领导意见，并根据领导要求深入完善接待工作。接下来，就进入了具体实施阶段：一是快速召集办公室相关人员对接待工作进行具体安排，让每个参与人员全部明确自己职责和任务。二是对开会时所需材料撰写、打印进行督促办理，必需在会前整理出来，同时对开会时所需水果、茶水等接待物品进行准备，发觉不足，立即采购，以防会议期间不够用。三是通知餐饮部门做好桌次安排、饭菜准备工作。各项细节全部必需考虑到、安排到，确保万无一失。 接待工作比较繁杂，每一个步骤全部直接或间接地影响到单位整体形象，接待人员一定要细心、小心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备，不然就会在改变了情况面前束手无策，易出漏洞。这方面体会是很深，偶然情况，往往会使我们措手不及。如有时召开会议按通知要求有这么多人参与，准备了这么多会场和桌椅，结果有些单位多派部分人参与，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使和会人员不能按时就座。有时出席会议领导有改变，原来了解到一位领导出差未回，座牌就没有放，结果在临开会几分钟这位领导忽然来了，弄得措手不及。不管怎么说这全部是因为工作考虑不细造成。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必需使自己养成细心再细心工作习惯。 二、热情周到地做好接待中服务 在具体接待工作中，要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个步骤衔接妥当。首先是迎接上级领导或弟兄单位。作为负责接待工作责任人，在上级领导或弟兄单位领导确定出发时间前，和其随行责任人员取得联络，方便得悉领导何时出发，以防领导有什么关键事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。假如经过联络确定领导已出发，作为接待责任人就要立即通知领导，让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意本身行走位置、问候握手时动作、介绍领导次序及会议座次安排等。 其二，要注意会务过程中服务细节，服务人员在倒水时，定点定时，每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次，作为接待责任人在会务期间，如发觉那位领导水已喝完，要立即通知服务人员来倒水。 其三，餐饮要提前征求意见，及早安排。作为接待责任人要和来查、来访领导随身人员及早进行沟通，了解她们一行中有没有少数民族或其它注意事项，在安排餐饮时，更得心应手，更轻易使到来人员感觉考虑周到、服务到位。 最终，注意送行时礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口，等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手离别，祝来查、来访人员一路顺风。还要注意必需等来查、来访人员乘坐车辆开启后再离开。 三、立即全方面地做好接待后总结 整个接待活动结束后，接待人员要对此次活动进行认真全方面总结，看看哪些方面是领导最满意，哪些方面还存在部分问题或不足，好方面要继续发扬，不足之处注意填补改善。要经过总结不停提升接待质量和效率，使以后接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。 一个单位能不能给来访领导留下良好印象，除了这个单位硬件设施之外，接待人员素质也是一个关键原因。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整齐得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使来访领导有“宾至如归”感觉。同时，工作人员要注意平时学习积累，了解掌握各方面知识，尤其是对本单位情况要了如指掌，方便愈加好地做好接待工作。 一、相关接待工作 根据工作步骤讲9个问题，即9个怎样做。 1、怎样迎接客人？ 注意五点： 一是确