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例会会议管理规定 总则 目的：为加强公司月工作计划执行，提高各分子公司经营意识，提升会议品质，使每个月的月度经营计划与总结会议做到议而有决，决而有行，行而有果，特订本规定。 范围：本规定适用于各分子公司每个月工作计划推进会议，其 它各分子公司的自行例会不受本规定之管理。 权责： ：月经营会议召集、主持、决议，协调解决各分子公司在计划工作中的资金及管理问题； 各分子公司：每个月月度计划工作完成情况总结报告； 二、作业流程 作业流程： 流程 权责单位 相关说明 表单 会议的时间选定 会议的时间选定 会议召开 会议召开 会议议程管理 会议议程管理 会议报告与议题讨论 会议报告与议题讨论 会议总结 会议总结 决议事项追踪 决议事项追踪 异常提报 异常提报 1、每次开会日期的确定 2、单次开会时间的确定与控制 会议通知 1、会议资料准备 2、各分子公司计划工作跟踪监督 工作进度表 1、会议时间控制 2、会议进程控制 各分子公司 1、各分子公司会议简报管理 2、各分子公司简报内容的质询 工作进度表、稽核报告 1、会议总结 2、会议决议的制定 会议记录 1、会议决议事项的追踪、评估管理 会议决议事项追踪表 1、异常界定 2、异常管理 异常报告 三、作业规定 作业规定 会议的时间选定和控制： 原则上整个经营会议两周召开一次，召开的时间：每月第二、四周的周二或周三下午四点钟，每次会议时间为2小时。 如果因为会议的内容有所增减或者其它临时性事情发生，需要增加或者减少会议时间，需要由责任人员提出，经过领导批准方可； 会议召开： 会前一天，要书面通知各分子公司参会人员，参会时间，地点，主题，主要议程； 各分子公司需提前一天将汇报材料提交给执行助理，由执行助理汇总上报领导； 各分子公司负责人必须参会，如需请假需提前知会审批及报备，并安排代理人参加； 会议议程管理： 会议的基本程序安排： 各分子公司工作报告； 相关单位回应，并对项目关键问题提出意见； 执行助理汇报稽核报告； 领导就各分子公司问题点与支持需求做决策回复； 各分子公司异常事项确认，会议决议通报 B．会议时间控制， 参会报告人员，由会议主持人按序安排报告，每人报告时间为10分钟； 参会人员的报告围绕周重点工作汇报，不能偏离主题，一旦偏离主题，主持人可随时打断，提醒报告人回到报告的主题； 会议主持人要对现场的议题进行把控，避免会议主题偏离； 对于未经审批的迟到、缺席者，将予以下处罚： 迟到5分钟内每次罚款100元。 迟到5-10分钟，罚款200元。 每缺席一次，罚款300元。 罚没所得，作为活动基金，由执行助理负责保管，每月进行公示。 会议报告与探讨： 每个公司在规定时间内对本阶段项目进展达成情况做汇报，重点汇报未达成的工作，分析未完成的原因，对后续进度的影响，并提出解决方案；提出下阶段工作计划及计划达成核心确认事项与相关单位协调事宜； 相关单位对需要协调事宜做出相应承诺，达成共识； 执行助理对上阶段工作完成情况的稽核成果实施报告； 报告完毕之后，对问题点进行质询，领导对存在的问题与解决方案进行现场裁决，并对报告人工作需改善地方做说明； 与会执行助理对各分子公司汇报重点做记录，对会议的决议做记录，并在下阶段工作中监督其执行；会议记录在会后一个工作日内进行发放。 会议总结： 所有的议程讨论完成后，由会议主持人做总结，并形成决议事项，会议决议事项，会议记录者应记录在案。 决议事项应包括以下几个要点： 改善方案内容及达成效果。 负责完成人 完成时间 跟进人员 对于难以形成决议事项的议案，主持人应记录在案，留待会议结束后，协商解决，一旦有明确的解决措施，也应一并写入会议决议事项； 会议决议事项追踪 决议事项一旦形成并核准后,将分发各负责单位执行，各负责单位按以核准的决议事项立即执执行； 决议事项应报内控人员列入稽核事项,内控人员根据决议事项的改善内容，负责人、完成时间运进行验证其效果。 对于未能按期完成的决议事项或执行效果不佳的改善事项，根据其严重程度采取措施责令其完成。 会议异常事件提报与管理： 凡列入应计划总结会议的决议事项，各责任分子公司应严格按照决议事项执行，并将决议事项执行的结果主动汇报给内控人员； 决议事项连续三次追踪均没有结果或连续延误三次达成时间者，内控人员应将其提报异常解决。 异常事件应说明未能达成的具体原由、责任人、责任制分、奖惩建议和改善方案。送呈负责人审查，如果涉及到奖惩，应报送领导批准。 异常案件的例管参考《纠正、预防措施控制程序》执行。 四、附则 本办法经总经理批准后实施，其修正亦同。 使用表单 会议通知 工作进度表 会议记录 会议决议事项追踪表 异常报告 参考文件 月度经营计划与总结管理规定 集团内控管理规定