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社会保险业务档案管理工作实务 主讲：李秀梅 1.社会保险业务档案的概念 2.充分认识做好社会保险档案工作的重要意义 社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设 备、人员三方面的条件。 4.社会保险业务档案的工作流程 5.达标验收的标准和工作程序 6.长期档案的数字化转换 7.档案的 3 个基础概念介绍 一、 社会保险业务档案的概念 1、什么是档案 在《档案法》中定义，档案是指过去和现在的国家机 构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文 化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案的构成包括四个基本要素： ① 档案的形成者是国家机构、社会组织和个人 1． 其形成有两个特点：一是按照一定的来源有规律地形 成；二是具体活动中逐渐形成的，是陆续将多种文件材料 有条理地积累起来的。 ②档案内容是档案承载的知识信息 档案之所以有价值，在于它记录的知识信息可供人们 查考利用，成为人类了解过去、指导当前和预测未来的依 据。 ③档案形式指载体形式、信息记录的表达形式 两个方面：一方面是档案信息的载体形式；另一方面 是信息内容的记录方式。档案载体有纸张为主的书面文件 等常规形式的档案；还有胶片、磁盘、光盘等现代形式的 档案。 ④档案的本质是直接的、原始的历史记录 原始记录性是档案的本质，也是档案区别于其它事物 的关键。文件与档案的关系非常密切，文件是档案的前身， 档案是由文件有条件转化而来的。两者是同一物体的不同 阶段，具有不同的性质，区别在于：一是文件是现行的， 档案是历史的；二是文件具有现行的法律效力和行政约束 力，档案是历史记录，具有凭证和参考作用；三是文件办 理完毕后丧失现实效用才转化为档案，档案是保存备查的 历史文件。档案与图书、情报材料的关系同样十分密切， 它们都是记录知识信息的载体，区别在于：一是档案是保 2． 存原文真迹的、未经过再加工的原本和原稿，不是后追记、 编写或收集起来的间接材料；二是档案是原始文献，而非 派生文献。因此，我们用历史记录区别档案与文件，用原 始记录区别档案与图书、情报材料。 2.档案的基本价值 档案的凭证价值和参考价值构成了档案的基本价值。 档案的凭证作用 首先从档案形成的过程及结果来看，是由当时当事直 接使用的文件转化而来，并非人们事后追记和编写，它是 真实客观地反映了人们的历史活动，因而具有凭证作用。 其次，从档案的外形结构来看，文件材料上保留着真切的 历史标记。有些是当事人的亲笔手稿，有些留有负责人的 亲笔签名或批示，大部分盖有机关或个人印信；还有反映 人或事物活动的影片、照片和原声录影等。这些保留下来 的历史真迹具有凭证作用。以上特点，使档案成为讨论、 处理和研究问题的根据。 档案的参考价值 是指档案中所含信息对各项工作、科学研究以及满足 人们需要有参考作用的价值。档案记录了历史活动的事实 和经过，也记录了人们在各种活动中的思想发展，能给人 们提供互相联系的，以至于系列的、广泛的情报信息。可 为人们今后处理社会与自然界的关系和社会内部人与人的 3． 关系提供借鉴。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握 历史材料，研究事物的发展规律，具有广泛的情报价值。 什么是社会保险业务档案 国家 3 号令第 3 条规定：社会保险业务档案，是指社 保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有 保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声 像等不同载体的历史记录。 4.社会保险业务档案的特点 社会性强 ,社会保险档案的社会性源自社会保险自身 的社会性。社会保险项目不断拓展，覆盖范围不断扩大， 参保人数急剧增加，社会保险档案涉及的人群越来越广。 专业性强 ,社会保险档案管理的工作流程与经办业务 流程并驾而行，归档范围和保管期限依据资料记载信息专 业查考价值而确定，档案管理水平以规范经办操作，满足 社会需求而论。 档案量大 ,参保人数的日益增长 社会保险项目多 社会保险业务环节多 社会保险业务凭证多 类别齐全 ,按照反映的内容，包括社会保险管理类、 社会保险征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失 业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会 4． 保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类等；按记录的 形式，包括文字、图表、声像等；按依托的载体，包括纸 质、磁介质、光介质和其它介质等。 利用率高 , 可以说，对社会保险经办工作，领导关心、 社会关注、群众关切。 二、充分认识做好社会保险档案工作的重要意义 为加强和规范社会保险业务档案管理，维护社会保险 业务档案真实、安全和完整，充分发挥社会保险业务档案 在服务民众、保障民生等方面重要的基础作用。 2009 年 7 月 23 日，人力资源社会保障部和国家档案局联合下发了 《社会保险业务