单证管理流程(精).docxVIP

单证计划调度岗位工作流程 一、订货单处理： 1、接单（即接受各客户传真回厂的订货单） ：由于单证工作室成员分微波炉 /空调/小家电三个项目进 行跟踪，在订单的接受上需分清楚产品线。 2、订单处理: 订单收悉后处理图表分析: 业务员填写订货单注意事项 ： 业务员需在客户回传公司的订货单上留下自己的姓名及联系方式。 根据当天公司发给各营销中心的库存表协助客户做次日的订货单。 核实价格是否超常规，如有特殊价格一定要事前报告申请，并在回传公司的定单上注明清楚 报告内容及日期。 如代理商帐面余额不足，出具了银行承兑汇票、支票、或汇票，则业务人员应将原件仔细核 对确认无误后第一时间 EMS回公司，并在复印件上签名后传真回公司以便第一时间能发货， 如果该票是背书的银行承兑，则连同票据的背面都要传真过来； （业务员是首先收到票据的 人，所以一定要注意看这张票据的盖章是否清晰，收款人的帐号和名称有没有写错；还要注 意看这张票据的客户所属的银行是否属于保兑仓的银行承兑和是否属于商业银行承兑，如果 此票据属于商业银行承兑，那就必须要先请示集团公司副总裁同意才能收下） 。如帐面余额不 足，短时间内又无法办款，则要求订货客户出具欠款委托书，说明欠款时间，发货金额，报 公司批示后方可发货。 如有需要安排随货走的临时赠品、宣传资料请在订单上额外注明。在做宣传资料申请数量时 要求与终端科协商好具体出库数量。 如代理商发货至异地仓，业务人员需要求订货单位开具委托书注明收货地址、联系人及联系 电话，与订单一同回传公司，并在订单的右上角处明确注明发至异地（？） 。 单证计划科处理订货单注意事项： 1） 单证计划组接受到定单后，首先检查订单上是否有我司业务人员的签名，以及购货单位的公章。 无公章，通知业务人员要求订货单位盖章确认后再重传公司。 2） 初步查看所订型号是否有断货，如某型号断货则联系业务人员是否调整，如有调整则将此份订单 作废，避免重复做单。如业务告知无须调整则待货源齐全后再补单。 3） 核对产品价格是否正常，有没有特殊性， 如价格特殊，则在各地区报告文件夹中查找是否有特殊 报告申请，并将此报告与订单附在一块作为审核的依据。如没有特殊申请而价格又特殊则与业务 员电话沟通，询问清楚情况，要求打报告申请。 4） 通过内务管理系统查询客户帐面是否有余款，核实余款是否足够发货。 如余额不够，查看业务人员在订单回传公司的同时是否有相关银行票据一起回传。 如有票据，则打开内务管理系统将新回传的票据输入系统内，在输入票据的过程中要核实是否 重复输入。要求业务人员将原件必须以最快时间 EMS回总部。 票据原件回厂后首先入内务管理系统，注意是否有重复登记，并在笔记本上登记后转交财务部 门。 如余额不足，又无任何票据则查看是否有超过公司给与各客户的信用额度，如超过信用额度则 查看是否有公司总部批示过的由营销中心打的申请报告以及客户出具 “到期付款保证书”，保证 书欠款额度100以下俞尧昌副总裁批示即可，欠款额度 100万以上要求执行总裁批示。 这一方面也是为了保障公司的利益，规范工作制度。另外要求些都是很重要的。 货款问题注意细节： a、 原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。 b、 票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按“银行提货单”金额提货） 、电汇 （新单位必须货款到我司帐户中方可发货） 、支票（只限广东部分区域广州、东莞、 江门、佛山）。 c、 当收到票据后，先检查票据是否有问题，如盖章模糊、字体不规范。 d、 复印一式四份，留档、给财务（2份）、出纳； e、 原件登记在本子上并给出纳签收； f、 若遇到退票的，如盖章不清，超过三次背书的，马上退回办事处重办，并定期跟踪 情况，直到寄回公司。 g、 做好全国三方客户（保兑仓）的余额明细表，要是有票据快要期的客户时，要马上 提醒业务员去跟进，让客户尽快到三方银行存钱办提货通知书。 h、 抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过 10天还未寄回公司财务的，除电话通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、 金额、负责收款的业务名单登记清楚，如果超过 20天还未寄回或者换了票不通知公 司的，除要业务员说明清楚原因外，给予一定的扣罚。 i、 返利手续未办完如何发货？客户必确认我司财务的“财务对帐单” ，再由客户出保证 书，方可发货。 5） 分配货源 将目前库存型号结合各地区订单情况进行分配，根据各业务主管的要求安排货源 6） 计算车位，安排赠品 根据分配好货源的订单开始计算车位，超过整车车位或略少与整车的订单与业务人员联系略做调 整，保证整车出货，尽量避免走临担， 因为目前运费空涨，公司承担了很大运输压力。每做一份 订货单的同时，要优先考虑售后部是否有配件、办