石油化工一般物资采购业务流程制度.docVIP

1.4 一般物资采购供应业务流程 ① 一、 业务目标 1 经营目标 1.1 建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算” 的物资采购供应管理体制。 1.2 按质按量按时和经济高效地满足生产建设物资需 求。 1.3 在全球范围内搜寻资源，追求物资采购性能价格比 最优和供应总成本最低。 1.4 实行框架协议采购，提高物资供应工作效率。 1.5 强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权。 2 财务目标 2.1 资金支付安全。 2.2 会计核算真实、准确、完整、及时。 2.3 减少资金占用。 3 合规目标 3.1 物资采购过程公开、规范有序、合法合规。 3.2 物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政 策和股份公司内部规章制度。 ① 除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。 二、 业务风险 1 经营风险 1.1 分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造 成采购资金浪费和流失。 1.2 国内外采购割裂，不能在全球范围内搜寻资源，对 全球供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究， 价格监管不力，导致采购性能价格比不合理。 1.3 物资需求计划不准确、不及时，变更频繁，不能有 效满足生产建设物资需求，造成物资积压。 1.4 物资供应过程控制能力弱，物资采购供应不及时、 采购物资质量不能满足生产技术要求，影响正常生 产建设。 1.5 供应商选择不当，指定或变相指定供应商，造成经 济损失，滋生腐败。 1.6 重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大。 1.7 物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违 约责任等表述不清，或未经审核变更合同、协议条 款，导致经济纠纷和经济损失。 1.8 物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约， 供需关系动荡，供应费用增加。 2 财务风险 2.1 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成 资金效益的流失。 2.2 结算不及时，多记、错记、漏记物资入库、库存或 应付账款，导致财务数据不准确、不完整。 3 合规风险 3.1 制度不健全或有漏洞，执行制度不到位和监督考核 不力 ,导致违纪违规问题发生。 3.2 物资采购合同或协议不符合国家法律、法规、外贸 政策和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。 三、 业务流程步骤与控制点 1 物资供应职责界定 1.1 物资装备部负责制定股份公司物资供应管理规章制 度，对各分（子）公司物资采购供应实施监管。 1.2 物资装备部（国际事业公司）按照总部集中采购物 资目录，负责在全球范围内搜寻资源，实施总部集 中采购。总部直接集中采购物资由物资装备部（国 际事业公司）实施采购。总部组织集中采购由物资 装备部（国际事业公司）牵头组织优选确定供应商 短名单、采购价格及浮动幅度，与供应商签订框架 协议；分（子）公司采取合同方式执行框架协议， 国产物资由分（子）公司实施采购操作，进口物资 由国际事业公司实施采购操作。 1.3 总部直接集中采购物资 ,物资装备部 （国际事业公司） 与分（子）公司签订年度供应协议。 物资装备部 （国 际事业公司）供应各分公司上述物资，以总部集中 采购物资调拨单来履行年度供应协议。 1.4 分（子）公司授权一个物资供应部门对物资计划、 供应商、价格、质量、储备等实行归口管理，对未 列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集 中采购，实行供应与管理结合。分（子）公司自行 采购物资原产地在国外、 且需动用外汇或价值 50 万 美元以上的， 由国际事业公司实施采购操作。 【ERP】 各分（子）公司相关部门依据总部集中采购物资目 录，正确配置工业标准描述字段。 1.5 物资供应部门内部实行计划、采购、质检、合同审 核、申请付款等环节相互监督的分段管理模式。 【ERP】各分（子）公司物资供应部门在 ERP 系统 中设计计划、采购等岗位的权限时，应遵从内部牵 制及不相容原则。 2 物资计划编制与审核 2.1【 ERP】主数据维护员按规定程序将审批后的物料主 数据维护到 ERP 系统，做到一物一码。 2.2 分（子）公司须明确各类物资需求计划的审核部门。 物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物 资需求计划，由本单位负责人审核，经相关部门按 规定权限审批后，报物资供应部门。项目需求计划 以设计图纸和材料表为依据。 【 ERP】审批后的需求计划（项目需求计划依据设计图纸和材料表）要及 时、准确、完整地录入（或批量导入） ERP 系统。 有 PM 、PS 等模块的， 相关需求计划通过系统集成，自动生成。超过需求日期 3 个月以上的未完成计划要及时核销，手工创建的由物资供应部门核销，系 统自动创建的由相关模块核销。 2.3 分（子）公司物资需用单位和各职能管理部门在编 制、审核物资需求计划时不得指定或变相指定供应