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分类编号 WHAB-04-A-57 徐州恒业化工有限公司 版本代码 2012-A 文件、档案管理制度 实施日期 2012-01-01 文件、档案管理制度 1 目的 为加强企业文件、档案管理，提高文件、档案利用效率，特制定本制定。 2 范围 （1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种 标准、规章制度等。 （2）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。 （3）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （4）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施 工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、 达标证书和证明等。 （5）财务、会计及其管理方面的文件材料。 （6）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。 （7）仪器、设备方面的文件材料。 （8）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。 （9）科研、技术引进、转让方面的材料。 （10）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱 乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种 资料。 （11）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 3 职责 行政管理部是企业文件、档案的管理部门，其主要职责如下。 （1）制定或参与制定文件、档案工作的规章制度。 （2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。 （3）做好企业文件、档案的收集、整理、保管和利用工作。 （4）做好永久性文件、档案向有关文件、档案机构的移交工作。 （5）提高文件、档案管理的水平和技术，逐步实现文件、档案管理现代化、 科学化。 1 分类编号 WHAB-04-A-57 徐州恒业化工有限公司 版本代码 2012-A 文件、档案管理制度 实施日期 2012-01-01 4 工作程序 4.1 企业文件、档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理 部负责主体文件、档案的管理，并对其他部门的文件、档案管理工作进行督促和 指导。 4.2 企业设立四个文件、档案管理点，分管各类文件、资料文件、档案。工 程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源 部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制 度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负 责其他部门移交文件、档案的管理。各文件、档案点管理的文件、资料及制度各 部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。 4.3 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由 档案管理专（兼）职人员统一保管。 4.4 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归 卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。 4.5 档案管理专（兼）职人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》 条款，放入平时保存文件卷夹内 “对号入座”，并在收发文登记簿上注明。 4.6 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 4.7 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示 与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开， 文件应合一立卷