小区业主档案管理规定(6).docxVIP

小区业主档案管理规定（6） 为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容， 使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料 的保存完好，特制定本管理规定： 1、 办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、 管理及整理工作； 2、 专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立 统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅; 3、 客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文 件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他 文件； 4、 专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时 进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性； 5、 业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查 阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象； 6、 为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫 工作； 7、 业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息， 保证其准确性。