重点项目工程关键技术档案资料的管理.docVIP

第一章 施工组织设计 14、工程技术档案资料管理 项目部应依据本企业程序文件及文档管理实施计划建立并维护一个文件管理和控制系统。该系统应和项目业主、监理方文件和图纸兼容，方便于操作和维护。项目部应按项目业主、监理方要求编号系统对其编制全部文件进行编号。 14.1文档管理实施计划 ⑴ 概述 以协议和业关键求为依据，十建企业项目管理标准为基础，《项目文档控制程序》为关键，对本项目实施科学、规范、高效文档控制管理，以确保项目标顺利实施。项目文档管理工作关键包含： ① 对项目文档准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制，确保文件流通畅。 ② 利用办公管理软件对项目文档状态信息进行全过程统计、跟踪和分析，确保项目文档可追溯性及有效性。 ③ 利用系统辅助文档管理，建立项目远程、异地、实时共享协同工作和文档管理平台，加强项目电子文档管理和利用，提升工作效率。 ④ 利用通信和网络技术、数据库技术、多媒体技术、CAD技术建立应用IT系统，实现远程数据交换，内部数据处理，强化数据共享，包含电子邮件、图片、影像资料、视频会议、文档资料、工程项目计划、数据报表等。 本项目文档和信息管理工作将由文档控制工程师、施工文档管理员共同实施。 ⑵ 岗位职责 ① 文档控制工程师 A建立项目文档控制体系 负责在项目策划阶段和项目领导沟通，依据协议要求和项目实施需要，确定项目文档控制工作范围、人员配置和基础工作步骤。 负责依据协议和十建企业项目管理标准相关要求编制《项目文档控制程序》。 负责指导项目秘书、施工文档管理员进行项目文档建册。 负责项目应用办公管理软件系统运行环境设置，系统定制和应用培训。 B对项目文档实施过程控制，确保项目文件流通畅 负责对项目文档准备、报批、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制，确保项目文档正确、有效，流转通畅。 负责项目文档流转和管理过程中各类问题协调，建立文档预警机制，对于重大延误应立即向项目控制经理汇报，必需时向项目经理汇报。 负责应用系统加强项目电子文档管理，提升项目电子文档利用率，经过深入应用各项系统功效，提升工作效率，提升文档控制水平。 负责组织项目文档动迁和项目结束后移交和归档。 C统计、跟踪、分析项目文档状态信息，确保项目文档可追溯性及有效性 负责应用项目文档信息系统统计、跟踪、分析项目文档状态信息。 负责项目文档信息系统数据维护，确保数据正确、完整、有效。 负责项目文档有效版本控制和目录管理。 负责定时编制《项目文档状态汇报》，依据项目需要提供相关文档状态信息。 D其它 负责在项目结束后，编制《项目文档控制工作总结》。 负责完成项目领导交办其它工作。 ② 项目文档管理员 A项目文档管理工作 负责严格根据协议、十建企业项目管理标准和《项目文档控制程序》相关要求开展项目文档管理工作。负责项目文档收发和传输，并跟踪、落实、反馈相关问题处理结果。 负责跟踪、协调项目文档对内、对外发放，确保发放统计可追溯性。负责项目文档在项目实施期间分类收存和目录管理，为项目组员提供借阅服务。 负责项目文档有效版本管理和保密管理。负责应用系统实施项目电子文档管理，提升项目电子文档利用率，按摄影关要求正确应用和推广该系统各项功效，全方面提升文档管理水平。 负责项目文档信息系统原始数据立即、正确、完整录入，并能够熟练应用项目文档信息系统各项功效掌握项目文档状态信息。负责项目结束后根据协议要求向业主移交文档，并根据企业要求将项目文档归档。 负责为项目经理（部门经理）起草传真、信函、会议纪要、汇报、通知等常见公文，负责项目大事记日常统计。 其它：相关项目行政事务工作；项目经理（部门经理）交办其它工作。 ⑶ 项目文档控制步骤图 建立项目文档控制体系 建立项目文档控制体系 项目文档状态信息管理 项目文档分类建册 项目电子文档管理 项目文档报批 项目文档出版和分发 项目文档收存 外来文档管理 有效版本控制 项目归档 项目文档保密控制 业主管理程序 办公管理程序应用 项目协同工作 项目文档状态汇报 ⑷ 项目文档控制体系建立 文档控制工程师负责在项目开始后建立项目文档控制体系，奠定文档控制工作实施各项基础。 在项目策划阶段和项目领导沟通，依据协议要求和项目实施需要，确定项目文档控制工作范围、人员配置和基础工作步骤。 编制《项目文档控制程序》用以规范和指导项目文档控制和管理工作。 进行项目应用系统办公管理软件，项目文档信息系统运行环境设置、系统定制、培训等应用准备工作。 ⑸ 项目文档控制实施 在项目实施过程中，文档控制工程师、施工文档管理员依据《项目文档控制程序》完成项目文档准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等文档管理工作，同时应用项目文档信息系统实时统计和公布文档信息。 ① 项目文档分类建册