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技术学院后勤管理处文件资料管理办法 为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化，确保归档 材料完整、准确、系统，更好地为后勤管理工作服务，根据学院 档案管理部门的规定，结合我处实际情况，特制定本办法。 后管处资料管理工作实行二级管理体系， “一级管理”是指处 室档案资料的综合管理，“二级管理”是指科室在工作过程中形成 的各类文件资料的管理。 一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料： “一级管理”的资料主要包括： 1、 上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文，后 管处的工作计划、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、 申请报告等文件； 2、 后管处组织的各项活动中形成的文件； 3、 各科室定期收集交处室归档的资料； 4、 新校区建设资料； 5、 后管处在其他工作中形成的文件资料，如后勤党支部工作、 节能工作、安全工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等； “二级管理”的资料主要包括： 1、综合科主要包括：①综合科的工作职责、工作制度、会议 纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；②爱 卫会的工作台账；③物管餐饮商务监管考评的工作台账；④绿化 方面资料；⑤单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料；⑥ 教职工购房补贴资料等等。 2、 基建科主要包括：①基建科的工作职责、工作制度、会议 纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；②基 建零星项目的全套过程资料；③设备、管线维修监管考评台账等 等。 3、 卫生所主要包括：①卫生所的工作职责、工作制度、会议 纪要、审批单、申请报告；②门诊台账；③药品采购审批表、药 库管理台账；④医保管理台账；⑤学生教职工体检、预防接种资 料；⑥计划生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等 工作台账等等。 二、 文件资料分类：（除处室行文外） A类文件资料包括：向上级部门申报的相关资料，如申请报告、 审批表； B类文件资料包括：与学院相关部门之间的各类工作联系； C类文件资料包括：处室或科室内部使用管理文件， 如工作职 责、工作制度、各项台账记录； 三、 文件资料管理的具体工作： 主要包括：文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、 查阅借用等方面。 1、 文件的起草：各科室的各类文件，均应按统一格式起草。 2、 文件的登记：按不同的文件类型编制目录及时登记。 3、 文件的编号：后管-科名（处、综、卫、基）-类别（A、B、 C）-年份（06）-序号。 4、 文件的审批：需相关部门、院领导审阅的文件（招标书、 合同协议等），必须在首页上《审阅记录》，以便记录审阅意见。 5、 文件的收集、分类：主要包括部门内和部门外的两大文件 的收集工作，其中内部文件主要包括七大类：①合同协议；②会 议纪要；③工作联系单（签证单、验收单、整改通知单） ；④申请 报告；⑤招投标；⑥工作计划、工作总结；⑦工作台账；外部文 件主要包括：相关部门传递读阅文件等。 6、 文件的移交、归档：主要是指各科室收集汇总的文件移交 处室统一保管，即二级管理转交给一级管理，归档的文件必须是 办理完毕和结案的文件材料，尽可能提供文件材料与相应的电子 文件一并归档。每年度分 6月底和12月底两次集中归档资料，如 有特殊情况，双方当事人可协商另定时间移交档案，归档资料中 若有文件需经常调用查阅，贝同门应自行复印一份留用备查。资 料移交验收合格后，完成《资料移交清单》的填写、签字工作， 移交清单一式2份，一份交移交人，一份由接受人自存。 7、 文件的查阅、借用：文件资料的查阅、借用须办理登记手 续，比较重要的文件资料应经领导批准， 且复印留底，防止丢失。