企业标准文件编号规则.docxVIP

********** 有限公司 文件编号： ********** 文件编号规则 目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确 保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制。 a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关 的各类文件和资料。 b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 编号办法 3.1 公司名称约定 公司全称： 简 称： 3.2 日期表示格式： yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd yyyy: 年份：用四位数字表示公元年份，如 2012 表示公元 2012 年。 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03 表示第 3 月。 dd 某 日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如 05 表示第 5 日。 例如： 2012-10-12 或表示（ 2012 年 10 月 12 日） 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸 到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变 化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为 2.0， 2.1, 2.2 第 1页共1页 ********** 有限公司 文件编号： ********** 等。 3.4 技术文件命名格式： FIRST-AA-NN-YYYYMM FIRST：公司名称缩写 ：项目名称 NN：版本号，参见 3.3 节 YYYYMM ：年月 3.5 其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为： FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN ：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体 人员，该部分编码省略； 如该文件是部门内部管理制度， 则应标记部门编号， 表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下： 综管部： ZG 采购部： CG 生产部： SC 销售部： XS 财务部： CW 文件类型： 规章制度— RR，指公司颁布执行的各种规章制度； 质量管理文件— QS，公司运转过程中的各类文件和记录。 nnn：文件流水号 dd：文件版本号 ：年份 例如：考勤管理制度的文件编号为： FIRST-RR-001-1.0-12，表示 2012 年发 布的 1.0 版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。 3.5.2 合同协议 合同协议的编号格式为： FIRST -yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd：签订合同的年月日 T：合同类型 第 2页共2页 ********** 有限公司 文件编号： ********** XS-销售合同 CG-采购合同 HZ-合作协议 LD- 劳动合同 QT-其它合同 nnn：合同流水号 3.5.3 传真 发出的传真编号结构为： FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn ：人员姓名 R 表示收到传真， S 表示发出传真 BB：传真的主题（不超过 15 个汉字） yyyymmdd：表示日期 nnn：传真流水号 传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以 外来文件的命名规则进行命名 ,并且与外来文件一起管理。 例如： FIRST-张三 -R-宁波下月订单的回复 01 （表示在 2012 年 10 月 12 日收到从宁波发来的传真，主题为“下月订单的回复” 。 3.5.4 电子邮件的命名规则 电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。 3.5.5 外来文件 外来文件结构为： FIRST - AA-BB - nnn-yyyymmdd ：项目名称 BB：文件来源 nnn：文件流水号 yyyymmdd：发文年月日 例如： FIRST-采购订单 -佳岛 -013.5.6 对外发文 指公司发给公司外部的通知、公函等。 其格式为： yyyymmdd FIRST（外）文字第 nnn 号 yyyymmdd：发文的年月日 nnn：文件流水号 3.5.7 会议纪要 指公司内部会议的记录等，格式： FIRST-（ DN ）-yyyymmdd-AB-nnn 第 3页共3页 ********** 有限公司 文件编号： ********** DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略） yyyymmdd：日期，详见 3.2 日期表示 AB ：会议主题（不超过