广东外语外贸大学各类档案工作规范(word版).doc

PAGE 广东外语外贸大学档案工作规范 目 录 党群、行政类………………………………………………………………………1 教学类………………………………………………………………………………13 科学技术研究类……………………………………………………………………21 产品生产与科技开发类……………………………………………………………29 基本建设类…………………………………………………………………………37 仪器设备类…………………………………………………………………………46 出版类………………………………………………………………………………52 外事类………………………………………………………………………………57 财会类………………………………………………………………………………64 声像载体类…………………………………………………………………………71 PAGE 53 广东外语外贸大学党群、行政类档案工作规范 为了加强学校党群、行政类档案工作的业务建设，提高规范化、科学化管理水平，更好地为学校和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，特制定本规范。 1 党、政档案工作的基本原则 1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党、政档案。 1.2党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。 1.3党、政文件材料严格实行由文书处理部门归档的制度。 1.4党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。 1.5学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案员，认真做好党、政档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交归档。 1.6要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。 2 党、政档案归档范围的确定 2.1确定的原则 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；能全面反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 2.2归档的主要内容和重点 2.2.1归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件一、二。 2.2.2归档的重点以学校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，以针对学校的指令性、指导性文件为主。 2.3不归档的文件材料 2.3.1上级机关普发供参阅、不办的文件材料。 2.3.2上级机关发来供工作参考的抄件。 2.3.3上级机关征求意见未定稿的文件。 2.3.4重份文件。 2.3.5无查考利用价值的事务性、临时性文件。 2.3.6未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。 2.3.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 2.3.8无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信。 2.3.9学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。 2.3.10校内负责人兼任外机关职务形成的与学校无关的文件材料。 2.3.1l为参考目的从各方面收集的文件材料。 2.3.12非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 (以上材料如有需要，可作资料暂存) 3 党、政文件材料的部门归档流程 3.1积累整理 3.1.1学校各归档单位在平时应严格做好文件材料的收集、积累工作，按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。 3.1.2分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。 3.1.3分问题。参照附件一、二，将文件按其内容所反映的问题、事物分开。 3.1.4分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。 3