商务接待管理办法及流程--试运行.pdfVIP

深圳市建装业集团股份有限公司 商务接待管理办法 （试运行） 编制人：张俊浩 二零一二年四月二十四日 一、目的 为树立集团品牌形象，扩大对外联系和交流，本着 “热情礼貌、服 务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则。 二、范围 本标准适用于集团各种接待工作。 三、职责 商务中心为集团商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安 排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，并 做好后续重要信息的传递及存档工作；集团各部门在接到客户来访预约 后，应提前1到2天告知，应在OA上填写 《接待申请单》及时把信息传递 到商务中心，并协助其拟定接待计划，由商务中心统筹协调，无填写申 请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。 四、计划与准备 1、商务中心在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时，应充 分与申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时 间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计 划，编制 日程安排表，酌情安排接待标准。 2、商务中心根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实 会晤时间及场所。 3、行政管理中心根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的 酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预 约好客户下榻酒店。 4、商务中心根据情况计划安排客户用餐酒店、娱乐项 目。 5、因会议需要行政管理中心需准备会场花卉、水果、烟茶、音响 设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人 员，并安排现场摄影摄像等。 6、行政管理中心根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安 全性能良好，接送人员负责协作商务中心接待人员协调安排，统一调 度。 7、如有需要行政管理中心应根据情况提前为客户购买车票及机 票。 五、接待标准 一级接待标准 政府部门正厅/局级及以上级别人员、大型集团董 接待对象 事长/总裁、社会各界知名人士 住宿标准 准五星/五星级酒店，商务套间 餐饮标准 大型高级饭店 接待陪同 董事长、常务副总裁、副总裁、总裁助理、 人员 商务中心负责人 接待车辆 轿车/商务车； 1、迎接：常务副总裁、总裁助理、商务中心负责人在集团负二楼 停车场等候迎接，董事长在集团五楼门口迎接，注意把握迎候时间，提 前等候于迎接地点。接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，遵守介绍 时的先后次序。正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人。在介绍各 方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次介绍。来访时 主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的 力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。 2、座谈：集团人员确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适 度、灯光合适，将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆 放于接待室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试 好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 会谈由商务中心负责主持，主持人应先致欢迎词，再介绍我方出席 人员，顺序由职务从高到低，被介绍人应走到对方座位处递送名片。交 换名片，提前准备好名片，并进行必要的检查。随身所带的名片，最好 放在专用的名片包、名片夹里，此外也可以放在上衣口袋之内。不要把 它放