时间管理(讲义).pptVIP

列清单五步法（1） 1、选择工作或活动 不断重复的 完成过程相似的 列清单五步法（2） 2、将总过程分解成工作步骤或阶段 什么是要做的？ 什么是要重视的？ 什么是要发问和接洽的？ 什么是要通知的？ 列清单五步法（3） 3、排列合乎逻辑的顺序？ 哪些活动互相关联？ 必须符合什么时间条件？ 这些活动是按什么客观逻辑建立的？ 哪里需要部分结果？ 列清单五步法（4） 4、预先分组 哪些活动是自我重复？ 哪里需要停顿？ 哪些地方需要同样的辅助手段？ 列清单五步法（5） 5、检查临时的清单列表 错误分析 批评步骤 代理的可能性 实验运行 最后修正 完整的清单 合理处理会议（1） 调查结果：经理工作时间的50-70% 挥霍 会议的成本： 100，000 年收入/人 100，000 附加人事开支 200，000 X 8个参加者 1，600，000 ：250（每年中有效工作日） 6，400 每个工作日的成本（8个人） 1，600 每2个小时的成本（8个人） 合理处理会议（2） 会议前 最好的会议是那些原本根本就不需要开的会议！ 1、是否有必要开会？ 交流信息 收集意见和建议 分析困难情况和问题 对复杂的事件作出决定 合理处理会议（3） 会议前 2、有无会议以外的其他选择？ 由负责的经理自行决定 多个单独电话或一场电话会议 与其他会议合并 合理处理会议（4） 会议前 3、您自己是否一定要参加？ 您可以不参加会议而不耽误任何事情吗？ 您可以派代表替您参加会议吗？ 合理处理会议（5） 会议前 4、限定您参加会议的时间！ 合理处理会议（6） 会议前 5、将会议的规模控制到最小 他与会议的决定直接相关 他能够提供相应的专业见解 他能执行决定 他在类似的问题上富有经验 他对于会议涉及的决定，负管理责任或法律责任 他被认为是有经验的顾问或解决问题的专家 合理处理会议（7） 会议前 6、选择一个合适的开会时间 7、选择一个合适的、进可能没有干扰的房间并准备好必要的可视媒体设备。 合理处理会议（8） 会议前 8、事先声明，会议的每一个具体议题所要达到的具体目标 决定 决定前的准备 解决问题 信息 其他 合理处理会议（9） 会议前 9、编制一个包括每一具体议题的讨论时间和议程表。按照讨论题的意义大小，为它们分配相应的时间。（注意优先权) 合理处理会议（10） 会议前 10、尽可能提前一个星期通知会议的具体主题和目的 会议计划——清单 日期 时间 地点 主题 目标 参加者 必要资料 编号 讨论点 决定/结果/措施 OK 即将促成： 合理处理会议（11） 会议中 1、准时开始 2、公布会议的分钟成本和您合理进行会谈的愿望。 3、发言时间限定 4、选一人负责控制时间和会议记录 5、使会议的中断处于控制下，防止“我们从来不这么做！”之类的杀手言论。 合理处理会议（12） 会议中 6、注意并识别讨论中的关键点 7、会议中随时检查预先设定的目标是否达到（分析问题、寻求决定、获取信息、多方协调） 8、重复已作出的决定和措施，确定全部参会者都已取得一致意见，消除误解。 合理处理会议（13） 会议中 9、结束前归纳总的成果，并解释： 什么 由谁 实施到什么时候为止 10、在预定的时间准时结束会议。 合理处理会议（14） 会议后 1、通过向与会者进行询问等方式考察会议的 进程和成果 会议的动机和目标明确否 是否参会者及时拿到议程表和资料 是否准时开始 是否遵守议程安排 是否达到会议目的 任务是否分配好，并规定了相应的期限 会议中有多大比例的时间是缺乏效率的 。 合理处理会议（15） 会议后 2、会后24-48小时内完成并分发清晰、归纳性的会议纪要 3、检查会议布置的各项工作是否由相关人员落实。 4、未完成的任务和问题作为下次会议的首要议题。 会议中的参加者类型（1） 争吵者——保持客观、冷静。促使团队否决他的发言。 积极者——让他总结会议成果，有意识将其引入讨论。 万事通——要求团队对他的发言表态。 发言癖——有策略地打断其发言。规定发言时间。 胆怯者——提出容易、直接的问题。加强他的自信心。 会议中的参加者类型（2） 拒绝者——认可他的学识和经验。 不感兴趣者——向他的工作领域提问。给出符合他兴趣范围的