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第二章　編訂機關檔案分類表 2- PAGE 2 {档案管理}编订机关档案分类表 第二章編訂機關檔案分類表 2.1範圍 各機關訂定或修正檔案分類表之有關作業，包括區分分類層級、擇定分類標記、分類標記編排方式、編訂分類類目名稱、檔案分類表之送核及電子檔轉出等事項。 2.2主要適用法令 檔案分類編案規範。 2.3名詞定義 2.3.1來源原則 指依檔案來源及產生單位，辦理檔案分類，以利檔案排架及編目之原則。 2.3.2分類層級 指區分檔案分類類目之類、綱、目、節及項等層級。 2.3.3分類標記 指以文字或數字標記檔案分類表所載類目之名稱。 2.3.4單純標記 指全部採文字或數字之分類標記。 2.3.5混合標記 指由文字及數字組成之分類標記。 2.3.6中央一級機關 係指國民大會、總統府、行政院、立法院、司法院、考試院、監察院、國家安全會議。 2.4處理要領 2.4.1訂定檔案分類表 各機關應依據檔案來源原則、組織架構或業務性質，訂定適用之檔案分類表（作業流程，詳如圖2-1）。 2.4.1.1區分分類層級 各機關應考量其行政組織或業務性質，妥適區分檔案分類層級，其層級以不逾五級且各級位數總計以不超過20位元為原則，以配合全國檔案資訊系統之運作。 2.4.1.2擇定分類標記 各機關檔案管理單位擇定分類標記時，應考量下列原則： 1.分類標記是否簡單明瞭、書寫方便、容易增減及配置適宜。 2.分類標記本身應具邏輯順序，並能反映類目間之相互關係及層級。 3.分類標記應具伸縮性，便於類目細分、擴展或合併，以應類目之更新。 4.就分類標記種類，選用單純標記或混合標記，例示如下： (1)單純標記 ?純數字者 100行政管理 110施政計畫 200檔案管理 210檔案編目 600人事管理 610任免 690福利待遇 ?純文字者 Ａ行政管理 Ａ施政計畫 B檔案管理 A檔案編目 F人事管理 A任免 I福利待遇 (2)混合標記 甲行政管理 100施政計畫 乙檔案管理 100檔案編目 己人事管理 100任免 900福利待遇 5.分類標記以數字標示者，應以阿拉伯數字表示並採十進位法，例示如下： 100行政管理 110文書 111文書管理法規及釋疑 119文書業務處理 120庶務 121營繕 200檔案管理 900人事管理 990福利待遇 2.4.1.3擇定分類標記編排方式 各機關檔案管理單位依2.4.1.2所列原則擇定分類標記後，應就下列編排方式擇一為之： 1.順序制 指依標記之自然順序排列檔案分類類目，並按標記先後或大小順序賦予分類號之方式，例示如下： 100行政管理 101施政計畫 102工作報告 103檔案管理 104檔案編目 132人事管理 133福利待遇 2.等級制 指先將分類類目按層級排列，各層級類目再按標記先後或大小順序賦予分類號位數，其各層級類目標記之位數，可依下列方式辦理： (1)單碼制 每一層級類目均由一個文字或數字組成，視類目之級數，決定號碼之位數，受限於數字之個數，同級容納類目有限，適合類目不多之機關，例示如下： 層級標 記類目名稱 類1行政管理 綱1文書 目1文書管理法規及釋疑 目9文書業務處理 綱2庶務 目1營繕 類2檔案管理 類9人事管理 綱9福利待遇 (2)多碼制 每一層級類目均由兩個以上文字或數字組成，依據各級類目之多寡，決定文字或數字之位數，以適切容納所需類目，其例示參見2.4.1.2第5目。 (3)混合制 指於層級類目間混合使用單碼及多碼制，例示如下： 層級標 記類目名稱 類01行政管理 綱01文書 目.1文書管理法規及釋疑 ? 目.9文書業務處理 綱02庶務 目.1營繕 ? 類02檔案管理 類09人事管理 ? 綱09福利待遇 2.4.1.4擇定檔案分類表之編製方式 檔案分類表之編製，各機關得視需要採個別編製或與機關檔案保存年限區分表結合編製之方式。 2.4.1.5編訂檔案類目名稱 檔案分類標記所屬類目名稱之編訂，應注意分類結構與業務發展情形，並考量組織職掌、業務繁簡或檔案性質；該分類類目名稱之編訂，必要時，得請上級機關、相關機關或學者專家參與編訂，其編訂原則如下： 1.檔案分類表個別編製者 (1)類目名稱應具涵蓋性，期使確實涵蓋主題全貌。 (2)類目名稱之選用須具體，以能充分表示檔案內容性質為原則，其意義必須清晰，不宜含混籠統。 (3)類目名稱範圍應適中，不宜過於廣泛。 (4)同一層級類目，彼此必須相稱，其屬性必須分明，類目間宜互斥，以利歸類。 例：「外交」不能與「國際關係」平行，因「國際關係」應包括在「外交」之內。 (5)類目名稱字句以簡明為原則，字數以二至九字為宜。 (6)類目名稱必要時得予附註說明。 2.檔案分類表與保存年限結合編製者 其編訂原則依2.4.1.5第1目之規定，惟各類目名稱範圍應以能區分