HSF信息沟通控制程序.doc

HSF信息沟通控制程序 目的 : 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 范围 : 适用于公司品质、有害物质过程管理、环安卫内、外信息的传递与处理。 职责 : 3.1 行政部 : 负责公司内、外环安卫相关信息的传递与反馈及信息库的建立，保存与管 理； 3.2 体系办：负责公司内、 外品质 , 有害物质管理相关信息的传递与处理及信息库的建立， 保存与管理； 3.3 各部门：负责工作范围内信息的传递与交流。 定义: 无。 作业内容 : 5.1 外部信息： 5.1.1 客户的投诉与公司内的重大信息，地方监测站、环保局、环境技术监督局、认 证机构等监测或检查的结果及反馈的信息。 5.1.2 客户的品质投诉与公司内的品质信息及第二方审核、认证机构检查结果的反馈 信息等。 5.1.3 政策法规，标准类信息：如公司的质量 (HSF)、环安卫目标、方针政策及相关 法律法规与条例，产品标准等。 5.1.4 其他外部信息，指各部门直接从外部获取的有关质量 (HSF)、环安卫政策及其管 理等方面的信息，如市场部的“商务洽谈记录”等。 5.2 内部信息： 5.2.1 正常信息，如方针、目标、指标、重大环境因素、重大危险源、检验监测记录、 内部审核与管理评审报告以及质量、 有害物质管理、 环安卫体系正常运行时的其他记录等。 5.2.2 潜在不合格信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正与预防措施报告等。 5.2.3 紧急信息，如出现环境安全事件 ( 含事故 ) 、火灾、化学危险品泄漏等情况下的 信息与记录。 5.2.4 其他内部信息，如员工的建议等。 5.2.5 管理评审每年至少一次，不可超过 12 个月。 5.3 信息的收集与处理：信息可采用书面文件、记录、讨论交流信息、电子媒体信息、声像设备信息、通讯信息、宣传栏等方式予以传递。 5.3.1 外部信息收集与处理。 5.3.1.1 行政部负责地方监测站、环保局、环境技术监督局、认证机构等的监测、检 查结果及反馈信息的收集，并由行政部传递到公司相关部门 , 当监测或检查结 果出现不合格情况时 , 按照《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。 5.3.3.2 公司的重大环境因素 / 危险源可为公众所获取，并由行政部作为信息交流与处 理的窗口。 5.3.3.3 政策法规，标准类的信息由各相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心 按照《文件控制程序》的要求进行处理。 5.3.3.4 各部门直接从外部获取的其他类信息，如生产技术，环境工程技术，环境、 职业健康安全、质量 (HSF)管理信息等，及时反馈到部门主管，由其负责分类、整 理，根据需要传递到相关部门。 5.4 内部信息的收集与处理 5.4.1 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息，不作外部沟通。 5.4.2 潜在不合格信息的处理详见 《纠正预防措施程序》，质量 /HSF 不合格品的处理详见《不合格品控制程序》。 5.4.3 紧急质量、 HSF、职业健康安全、环境信息由发现部门迅速传递给管理代表进行处 理。 5.4.4 其他内部信息的处理：提供者应及时反馈给相关单位进行处理。 5.5 信息库的建立与应用： 5.5.1 体系办负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、胶片、声像制品等） ，提供适宜的环境分别存放，统一保管；并参照图书分类的方式，进行整理分类制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。 5.5.2 体系办根据合同评审、设计开发、采购、生产、监视和测量方法等不同过程的需 要，可提供各部门所需信息相应的拷贝。 各部门也可根据索引， 在体系办调阅所需的信息，体系办负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、 分析，寻找体系持续改进的机会。 5.6 对体系运行过程中各类记录的控制 , 应依《记录控制程序》进行。 相关文件 : 6.1 《文件控制程序》 6.2 《记录控制程序》 6.3 《纠正预防措施控制程序》