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重庆城市职业学院档案管理办法(暂行)
第一章总则
第一条为提高我学院档案工作的整体管理水平,逐步实现实体分类、 编号、排架、检索的标准化和规范化,充分发挥档案的作用,更好地为学 院教育事业发展服务,根据〈〈档案法》、〈〈普通高等学校档案管理办法》和 上级档案部门的有关规定,结合我校实际,特制定本办法。
第二条学院加强对档案工作的领导和管理。由一名副院长分管档案 工作,并纳入学院整体发展规划。各职能部门由一主要负责领导分管档案 工作,并指配一名兼职档案员,具体负责本部门的档案收集、整理和移交 工作。
第三条 本学院的档案是学院在教学科研、党政管理和其他各项活动 中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。包括 党群、行政、教学科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财务和声像 档案。
第四条 学院的各门类档案是学院各项活动中的真实历史记载,是学 院的宝贵财富,确保完整、准确、系统和完全,必须交学院综合档案室统 一管理,以便于开发利用,任何人不得据为己有。
第二章管理体制及工作职责
第五条 综合档案室是学院档案工作归口管理部门,对学院档案工作 实行统筹规划、组织协调;对各单位档案管理工作进行监督和指导;同时 负责永久、长期保存和提供档案利用。
第六条 综合档案室的基本任务和职责
贯彻执行国家关于档案工作的政策、规划全院档案工作;
制定学院档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;
负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全学院各类档案及有关 的资料;
开展档案的开放利用工作,主动为学院的教学科研及各项管理工作 服务;
参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料、编制检索工 具,积极开发档案信息资源;
对已超过保管期限和无保留价值的档案进行鉴定,接照规定提出存 毁意见;
.参加档案工作协作、学术研究和交流活动;
.指导、培训学院兼职档案人员业务;
.开展档案的利用和宣传工作;
.完成学院领导交办的其他工作。
第七条 学院各单位(部门)分管档案工作的领导职责
行使分管档案工作的职责,组织制订本部门的档案工作实施办法及有 关规定,把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围,
在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档 案工作;
配备具有较好政治、业务素质的专(兼)职档案人员,并保持相对稳 定;
组织本部门人员学习档案法规,执行学院档案工作的规章制度,督促
本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累,积极配合专(兼)职档案
人员的归档工作;
监督、检查本部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程;
检查本部门专(兼)职档案人员履行职责的情况,保证档案工作时间 并计算工作量,为本部门档案工作解决实际困难提供必要条件。
第八条 各立卷归档部门兼职档案人员职责
负责本部门文件材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作,保证 归档文件材料的完整、准确、系统;
积极参加业务学习和学术交流,掌握档案工作基本知识,不断提高业 务水平;
检查、督促本部门工作人员按时做好文件材料的归档工作, 负责本部
门留存档案的保管和提供利用;
加强与学院综合档案室的联系,积极提出改进工作的意见和建议,并 及时向本单位分管档案工作的领导汇报工作,主动接受档案室的业务指导 和督促检查;
本单位有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的移交工 作;
注意文件材料的安全和保密工作。
第三章 档案的立卷归档
第九条 实行各职能部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入” (纳入学 院计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围)、“四同步”(在 布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案
工作)。
学院各单位严格按照〈〈高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作 规范》规定范围归档。
各职能部门对已办理完毕,具有保留价值的各种文字、图表、声像等 不同体载的文件材料,按照〈〈高等学校档案实体分类法与高等学校档案工 作规范》要求,必须收集齐全完整、按年度、问题或重要程度分类整理立 卷。立卷完成后,经本单位负责人审查签字,拟制移交清单,于次年六月 底前向学院综合档案室移交归档;教学部门需按学年年度归档的档案 ,如学
籍登记表等应在次年12月底寒假前归档;科研、基建等部门应在项目完成 后两个月内归档。
学生档案按照〈〈重庆城市职业学院学生档案管理暂行办法》执行。
第十条案卷的质量要求
1 .遵循文件材料的规律,保持彼此间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。
2.卷内文件必须准确反映本校的教学、 科研和管理活动的真实内容, 手续完备,制作与书写材料利于长期保存。
.管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分 材料的排列顺序,批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、 定稿在后;结论性材料
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