联想秘书管理重点学习的手册.doc

目 录 第一章 秘 必 的素 ????????????????? 4 第二章 秘 的重要 技能 ??????????????? 5 第一部分 日常事 理 ????????????? 5 、 真、 件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 ??????????????? 7 体日程安排 ????????????? 7 出差日程安排 ????????????? 8 会 安排 ??????????????? 13 媒体采 ??????????????? 18 大型活 ??????????????? 21 突 来 接待 ????????????? 24 第三部分 沟通与 ?????????????? 25 内部沟通 ??????????????? 25 外部沟通 ??????????????? 25 秘 具 的礼 ??????????? 26 秘 礼 素 的培养 ?????????? 27 第四部分 文字支持 ??????????????? 27 第五部分 会 支持 ??????????????? 30 第一章 秘书必备的素质 一、 化秘 的 准 : 敬 精神 正直 -- 公平， 持既定政策和原 表率作用 诚实 -- 领导风范 敬业 -- 业务能力 守信 -- 指挥与控制能力 勤奋 -- 合作精神 有序 -- 学习与创新能力 高效 -- 知人善任的能力 可靠 -- 对待意见与批评 大局观 二、秘书的职业态度 主动性（ Initiative) 适应性 (Flexibility) 团队精神 (Team work) 尊重他人 (Respect for People) 创新精神 (Creativity)  实事求是 以工作为荣，设定高的工作水准 不失约、不违约、不食言、不泄密 努力工作，不断学习 利落，有条不斋 追求效率和效益 按约定完成工作，保质、保量、及时 坚持原则 (Uncompromising Integrity) 服务与贡献 (Service & Contribution) 认同与分享 (Sharing) 双赢与相互依存 (Win-win & Interdependence) 温柔的心和自省 第二章 秘书的重要职业技能 第一部分：日常事务处理 一、拨打 / 接听电话的程序和技巧 1、 打电话前的准备 准备好电话记录本和笔 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。 准备好通话时需要的文件资料。 查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。 2、 正式拨打电话： 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司 ** 部 ** 。” 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录 逐一将事情说明，注意语言简明、准确； 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。 3、接听电话 3 声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是 ** 部 ** 。” 判断 WHO，分以下几种情况： 来电人员 总经理可接电话时 总经理不在时 直接上级及 直接转入 记录留言 如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回 平级 电。 问清事情梗概，转接时向总经理说明梗 问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理 内 直接下属 概后转入 部 如事情紧急，告知总经理联系方法。 普通员工 问清事由，如需要，转告总经理；其他 可视情况处理 问清概要，向总经理说明后，然后转入 记录留言 重要且紧密 如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回 外 电。 重要但不紧 问清概要，向总经理说明后，依总经理 记录留言，向总经理汇报。 部 密 指示转入或不转入 不重要且不 问清概要，酌情处理 紧密 若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。 4、 通话技巧： 日常礼貌用语： 询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及 时予以转接。 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要 时再与对方联系。 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等 一下，我去看看 ** 总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉， ** 总经理这是不知上哪去了，我见到他 时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。 在知道身份但不告知事由的情况下， 如方便可询问总经理后决定是