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办公室管理 第一章练习题 一、简答题 1．简述办公室的普遍含义。 1．简述办公室的主要特点。 2．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 二、设计题 几位领导同时布置任务怎么办？ X 市政府办公室的李助理， 在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后， 急匆匆地赶往 自己办公室， 在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。 杨副市长要李秘书赶紧为他查找 有关市场经济的重要资料。 李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务， 对杨副市长 说的什么心不在焉。 杨副市长见他有些走神， 又重述了一遍自己的话。 面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。 请你为李助理设计一个合理的应对之策。 参考答案： 一、简答题 1．参考答案： 1）办公室是泛指一切机关、学校、企业等单位办理行政性事务的办公场所。 2）办公室是机关企事业单位正常运行不可或缺的机构。 3）办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 2．参考答案：（ 1）辅助性（ 2）综合性（ 3）服务性 3．参考答案： 1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。 2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强 加于领导， 于公于己都不利； 三是出 “馊主意” ，帮倒忙， 给工作带来损失， 造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作， 而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。二、设计题 参考答案： 1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。 2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。 3）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。 4）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。 第二章练习题 一、简答题 1．简述常用办公设备使用规范。 2．简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 量为  二、设计题 设计一份 A4 打印用纸库存控制卡。 20 令，再订货量为 35 令。一令为  库存参考号为 500 页。  C3，最大库存量为  120 令，最小库存 参考答案： 一、简答题： 1．参考答案： (1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求 进行操作。 (2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公 用的。 (3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 (5)办公设备的使用环境温度为 5℃至 35 ℃，相对湿度为 20％至 85％，过低需用加湿器， 过高需用除湿器，放在距设备 5 米左右有效影响距离。 (6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。 2．参考答案： 1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。 2）储藏需要的面积取决于单位的大小。 3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。 4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。 5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。 二、设计题 参考答案：库存参考号 C3 项目 A4 打印用纸最大库存量 120 令 最小库存量 20 令 单位令（ 1 令 =500 页）再订货量 35 令 日期 接收 发放 接收数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额 第三章练习题 简答题 1．简述调查研究的三个阶段及其主要任务。 2．简述办公室督查工作的方式。 参考答案： 简答题 1．参考答案： 1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。 2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成 果。 （ 3）完成阶段，主要是撰写调研报告。 2．参考答案： （ 1）现场督查（ 2）会议督查（ 3）书面督查（ 4）电话督查（ 5）互联网督查 第四章练习题 一、简答题 1．简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 2．简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。 3．简述第三代时间管理的 ABCD 法则及其内容。 二、设计题 1．设计一份电话记录表。 2．设计一份开业典礼的筹备工作流程。 3．设计一份新闻发布