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【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（ 3-6 ）】 基础数字汇编编写方法及示例 一、基础数字汇编的编写 （一）基础数字汇编的概念、特点和作用 1．概念： 基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参 考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综 合、汇总。 b5E2RGbC 2．基础数字汇编的特点是： 内容集中、形式灵活、利用方便。 3．它有以下三方面的作用： 1．基础数字汇编是供人们掌握情况、 开展工作和研究问题的重要参考材料。 它可供机关工作 人员与科研工作者在制定工作计划、 总结工作和进行某方面研究时随时查阅， 利用起来十分方便。 p1EanqFD 2. 举办展览会、 报告会， 进行党的方针政策宣传和爱国主义教育， 必须以摆事实讲道理的方 法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。 DXDiTa9E 基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依 据。 （二）基础数字汇编的种类和形式 1．基础数字汇编的种类有： 序号 划分标准 种类 （ 1） 从反映的空间范围分 有一个地区、一个系统和一个单位的； （ 2） 从反映时间上分 有一年、多年、某一阶段或某一时间段的； — 1 — （ 3） 从内容上分 有综合性和专题性的。 基础数字汇编的形式有： 序号 形 式 （1） 文字记述式 图示式 （2） 图表式 表格式 （三）基础数字汇编的内容构成和编制方法 1．文字记述式 它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。它的 优点是采用文字阐述，便于交待各种关 系，便于阅读和口头陈述。 它由 “标题” 、“前言” 、“数列” 和“说明” 四个部分构成。 RTCrpUDG 部分 构成 说 明 （ 1） 标题（汇编名称） 它由单位、内容、名称三部分组成，概括了汇编反映的内容。 （ 2） 前言 简介汇编的主要内容涉及的空间和时间限断， 材料的来源和完整准确 程度。 （ 3） 数列 由统计对象（即数列标题）、时间或空间范围、统计指标（统计对象 所含的方面）、统计数值四个方面组成。 （ 4） 说明 简要说明本汇编所需说明的问题。 2．表格式 是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛， 优点是数列条理清楚，信息 容量大，可处理较复杂的比较关系。 5PCzVD7H 表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格： 序号 表格种类 说 明 （ 1） 时间数列表 反映在同一空间条件下， 不同时间上的某项或某几项统计数列的表格。 （ 2） 空间数列表 反映在同一时间条件下， 不同空间范围某项或某几项统计数列的表格。 （ 3） 时空数列结合表 反映在不同空间条件下，不同时间上某项或某几项统计数列的表格。 表格式汇编的编制步骤，用一句话概括就是： 1）根据客观需求，选定栏目，制作表格； 2）摘录数据，填人表格； — 2 — （ 3）按照一定题目汇集成册。 3．图示式 是以形象直观的图形来揭示一定的数量关系的一种参考材料。图示式参考的 优点是形象直 观，一目了然。 图示式参考材料的绘制形式可根据实际情况灵活掌握。常见的有： 序 绘制 说 明 举例 号 形式 直方图即用直方形的 宽度和高度来表示数量 分布的图形， 其横轴表示 直 统计对象分组的组限， 纵 轴（左）表示分布在各组 方 的个体单位数即次数 （或 图 称频数）， 纵轴（右）表 示比率。 折线图是在直方图的基 础上用折线将各组次数 高度的坐标连接而成， 也 折 可用组中值与次数相交 的坐标点连接而成， 它是 线 表示次数分布的图形。 有图 些分组很简单的统计数 列，可用简化折线图， 即只使用横轴和左纵轴 （省去右纵轴）的坐标图。 — 3 — 饼图就是在一个形如圆 饼的平面图上， 按比例关 饼 系将其划分成若干份， 每 (3) 一份代表一定的数量关 图 （四）基础数字汇编的编写要求 编写各种类型的基础数字汇编都必须注意下列问题： 序号 问题 目的性 真实性 对应性 可比性  说 明 确定汇编的总题目和具体文、图、表的标题，必须有明确的目的。项目、指标不可滥设，应根据不同机关、单位一定的需要和目的，选择对社会和经济活动有价值的基本项目和指标。并根据目的确定采用文字记述式还是表格式或图示式。 指标数值必须以单位正式上报的统计数字为基准，做到准确无误，不可掺入臆断和估计的成分。 文字记述的数列中，统计对象和统计指标之间，统计表的横行和纵栏及指标数值之间，统计图的纵、横坐标之间，必须遵守相互对应的原则，以表明指标数值所属的性质及其限定的时间、空间和条件。 指标数值的计量单位和标列方法，必须可供比较。 1）当表列指标数值都以同一单位计量时，应将计量单位标写在表的右上角； 2）当同栏指标数值以同一单位计量