如何防范证据缺失的法律风险.pdfVIP

工程建设法律风险防范指导手册 (第一期) 如何防范证据缺失的法律风险 合同法律部主办 2013 年 03 16 日 索 引 【邮箱送达注意事项】2 【快递送达流程注意事项】3 【传真送达流程注意事项】4 【接收对方函件流程的注意事项】5 1 一、证据保存在纠纷解决中的重要性 根据《民事诉讼法》的规定，当事人对 自己提出的主张有收集或提供证据的义务， 如果不能提供相应证据，将承担其主张不能 成立的风险。 在工程建设、产品供货过程中，无可避免 的会出现各种变更事项。在双方有良好合作 基础的时候，供应商或施工单位对业主提 出的要求基本承诺满足,但是如果不将这些变更事项形成书面文件， 当双方发生纠纷的时候，供应商或者施工单位则会否认其原先的承诺。 根据 “谁主张谁举证”的民事证据基本原则,在发生纠纷时，法院判案 的依据不是双方当事人的口头承诺，而是合法有效、有据可查的证据。 如果负有举证责任的一方不能够提出有效的证据，那么必然要承担败 诉的风险。 二、常见证据留存方式及风险防范 合同履行过程出现数量、质量、付款、供货期等问题，经常采用 往来信函、会议纪要、考察报告来处理。这几种沟通方式是合同履行 过程中对合同的补充，也是合同变化的依据。下文针对往来函件、会 议纪要、考察报告三个不同的沟通方式，分别进行阐述并提出注意事 项。 （一）往来函件的证据留存及风险防范 1 首先，重视发出索赔通知。合同相对方在履行过程中出现与合同 约定不一致时，我方根据约定可发出索赔通知，并要求承包方签收。 因为该通知可以成为我方提出异议的依据，又可以防止承包方以我方 已实际接受违约为名，规避责任的承担。 其次，重视反驳函件以及反驳函件的及时性。若对方来函，需要 给予反驳回函时，反驳回函应当注意充分说明对方违约或我方未违约 的理由，必须注意不能承认我方违约或放弃索赔。必须充分利用函件 进行反驳，并应当注意回函必须在合同约定的期限内，法律回函在诉 讼中可能起到决定性的作用。 同时，往来函件的送达需要注意法律效力。与合同相对方的往来 函件包括邮件、传真、快递等，无论采用何种方式都需要注意两个方 面，一个是能够证明对方已经收悉到函件，一个是我方日后能够提供 出当时发给对方的函件。 函件送达过程中有很多需要注意的细节，为了确保往来函件的法 律效力，下文分别从邮箱、传真、快递及对方来函这几个方面提示需 要注意的事项： 1.邮箱送达流程注意事项 邮箱的往来函件越来越受到重视。 2013 年新《民事诉讼法》颁布后，承认 了数据电文的证据效力。如何使往来邮件 具有法律效力及如何保管往来邮件成为非 常重要的一个问题。在实际使用邮箱送达的 2 过程中应当注意以下几个方面： (1) 采用邮箱方式发送往来函件时，发送的邮箱应当是合同项下 确定的对公邮箱。如果在合同中没有明确对公邮箱，应当要求合同相 对方采用快递方式发来盖有对方公章确认的书面文件，来明确合同相 对方的对公邮箱。 （2）经办人应当将所需发送的函件盖上公司红章后扫描成不可 修改的文件格式，采用附件的方式发送至对方的对公邮箱。 （3）邮件内容一般要求对方回复确认已经收悉，避免因合同相 对方不及时收悉邮件导致不必要的纠纷。发出邮件后，应及时通知对 方查收，并回复收悉回执。 （4）如果函件内容，需要对方确认、回复等，应当在邮箱内容 里写明回复期限及不予回复的后果。如“限期×日内回复，否则视为×××”。 （5）必须将扫描后的纸板文件进行归档。在文件名头上方标注 发送的时间、接受邮箱名称、发出的邮箱账号、经办人姓名等信息。 如果存在需要记录的重要事项，应当附上备注页一同归档。邮件应当 随主合同归在同一档案下。 （6）经办人使用的应是工作专用邮