采购定价及合同签订管理程序v¸（深圳某工业设计公司）.docVIP

采购定价及合同签订管理程序 文件状态： [ ] 草稿 [√] 正式发布 [ ] 正在修改 文件编号： 当前版本： V1.0 密 级： 秘密 编写部门： 总页数 正文 附录 生效日期 深圳市嘉兰图产品设计有限公司 （版权所有，翻版必究） 版 本 历 史 版本/状态 起草/修改人 审核人 批准人 修改日期 备注 0.1草稿 1.0  目 录 TOC \o 1-2 \h \z \u 1 目的 1 2 适用范围 1 3 职责 1 4 工作程序 1 4.1 批量物资的询价、报价 1 4.2 采购合同的审批 2 4.3 采购合同的编写 2 4.4 合同的保存 2 5 引用文件 2 6 相关表单 2 采购定价及合同签订管理程序（V1.0） 深圳市嘉兰图产品设计有限公司 PAGE 2 1 目的 确保签订的物资采购合同满足公司规定的要求。 2 适用范围 本标准适用于生产批量物资及其他重要物资的采购合同的签订。 3 职责 3.1采购工程师 1)负责向供应商询价，填写《物料报价汇总表》，对报价资料的准确性、保密性和及时性负责； 2)负责与合格供应商洽谈，对洽谈确认的价格、数量、交货期及其合同的准确性负责； 3)负责填写《采购合同审批表》及编写采购合同。 3.2外协采购部经理 负责组织《物料报价汇总表》的会签审核； 负责审核《采购合同审批表》及采购合同。 3.3项目经理及物料使用的相关部门 参与《物料报价汇总表》的会签审核。 3.4事业部负责人 1)负责审核《物料报价汇总表》做出确认性意见； 2)负责批准《采购合同审批表》及采购合同。 3.5采购部负责采购合同帐务的结算、供应商执行情况的统计及供应商档案的管理。 4 工作程序 4.1 批量物资的询价、报价 1）采购工程师按照《采购计划》，向公司认定的合格供应商询价。若合格供应商不能满足询价的需要，对于AB类物料采购工程师须向新的供应商询价，同时遵照《合格供应商评定与管理程序》对新的供应商进行评定，对于C类物料可以不需要进行评定。 2）采购员询价的原则：询价至少有两家有效报价，万元以上至少有三家有效报价。对于独家报价，采购工程师须在《物料报价汇总表》中予以原因说明。各家的报价原则上不应相差30%，如所询报价超过此比例，视报价无效，不列入《物料报价汇总表》中，并重新询价。 3）批量物资的采购执行上，采购工程师收到供应商的报价单后，确定2-3家合格分承包方邀请到公司谈判，由价格控制小组(采购工程师、采购部经理、项目经理及相关部门负责人、事业部负责人共同参与谈判，采购工程师按照各供应商分别汇总在《物资报价汇总表》上的型号、规格、数量按询价单要求填写。 4）采购工程师在《物资报价汇总表》选择至少两家进行洽谈工作，洽谈的结果在《物资报价汇总表》中有所体现。 5）《物资报价汇总表》附上各供应厂商的报价单、提交项目经理审核后，事业部负责人做出确定性意见。 4.2 采购合同的审批 1）采购工程师依据洽谈结果参照《购销合同模板》制作合同文本，附上《采购合同审批表》，呈采购部经理、事业部负责人审批。 2）对询价单中未能报价或一时询不到的材料，采购工程师应及时填写《代用品审批表》，经项目经理或者相关部门负责人确认、事业部负责人批准后，对更换代用的材料进行二次询价。《代用品审批表》应备档1份交外协采购部。 4.3 采购合同的编写 依据《文件编号管理办法》执行 4.4 合同的保存 批准后的一式四份合同原件，经盖章后将一份原件交财务部统一保管，采购工程师保留合同复印件。外协采购部将合同另一份财务部备份 5 引用文件 1）《文件编号管理办法》 6 相关表单 1）物料报价汇总表 2）采购合同审批表 3）购销合同模板 4）代用品审批表