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数字化档案馆解决方案 一、概述 1、背景分析 随着各企事业单位整体管理水平的不断提高，现代科学技术在各行业中的广泛应用， 传统的档案管理方式已不能满足日新月异的新形势的需要，主要表现为： 传统的档案管理是以纸质档案为主体，以手工检索为基本手段。 而目前的各企事业单位， 从基层班组到单位的决策机关， 计算机应用已十分普及，电子信息传输日益广泛，电子文件的大量涌现，各专业应用系统的广泛运用，使传统档案管理面临严峻挑战； 传统的档案管理采用手工管理方式，档案管理的工作效率和质 量，直接受到档案人员的思想觉悟、 工作态度、文化程度、业务水平、身体条件、情绪变化等诸多因素的制约，一旦某一方面发生问题，都 会给工作带来影响； 以上种种不适应新形势要求的情况，在客观上对档案工作、档案部门和档案人员在管理中的作用、地位和形象都会造成消极的影响，迫使我们去考虑、 探索和研究档案管理改革的问题， 建立数字化档案馆已成为广大档案管理者和档案工作者的共同愿望和要求。 2、方案简述 建设数字化档案馆已是目前档案管理工作的一项中心工作。 数字化档案馆的建设突破了传统的、封闭的档案管理模式，实现 了档案工作以手工管理为主向以计算机管理为主、 以管理档案实体为主向以管理档案信息为主、 以档案存储保管为主向利用服务为主的转变。数字化档案馆的建设是通过运用高速发展的计算机及网络技术，结合大型数据库系统对文书档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案实现档案数字化， 并且对数字化档案数据实施全面管理，同时还提供方便的数字化档案信息检索服务， 实现了以网络为基础的电子档案为数据源的集成， 包括扫描件、 各种格式的图像文件、声音文件、 视频文件的所有多媒体应用。系统可根据用户的职能岗位不同，赋予用户不同的级别和权限， 使不同用户有不同的系统操作界面，做到了分工细致，权限明确。真正实现档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的管理目的， 充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。 二、建设目标 1、实现馆藏纸质资源数字化 随着企业的发展，档案处存有的大量有价值的纸质文书档案，它 记载着企业多年来的生产经营中的政策、法规、人事变动等信息，是 企业发展过程中的重要参照或参考文档，是企业改扩建的基础资源， 是企业发展过程的历史写照， 并且档案数量还在不断快速增长。 将这 些图书档案数字化加工，是数字档案馆资源数据库的重要组成部分。 2、 数字化档案馆与各应用系统实现无缝联接 对于企业各部门，系统直接与各归档部门的收发文管理对接，紧 紧抓住归档的源头， 所有的收发文材料都在网上进行登记， 而后再按 归档类目进行文件材料的预立卷工作， 保证了归档的完备率。 对于行 政、财务、科研、设备等专业化门类，通过信息采集平台按信息采集 标准，完成网上归档和信息采集。 3、 实现档案馆业务流程自动化 用数字化手段对档案业务各流程进行管理，可对各立档单位形成 的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、 接收和 归档，实现文档一体化管理。 4、 借助公司的高速主干网，组建全公司的图档数据网 络系统，实现档案馆业务流程处理和服务的网络化 内部建立连通各个部门的计算机网络平台，外部联接各分支机构 和 Internet 公共通信网络，充分利用现代通信、计算机网络等基础信息设施，实现信息传输网络化。 5、 组织完整的防护及权限管理机制 根据操作员的职能岗位不同，赋予不同的级别和访问权限，使不 同操作员有不同的系统操作界面，只能查阅自己权限内的档案资料， 做到分工细致，权限明确，很好的保护了数字档案的安全。 通过智能密集架、 环境控制系统的应用， 达到对实体档案的防护。 6、实现完备的图档利用目标 包括一个企业内网站，运行于企业局域网，使其有利档案资源的 快捷存取、安全防护、并发利用、大容量保存、扩展与升级迁移、远 程连接、自动化程度高、并易于维护等；一个公众网站，采用 VPN 技术使企业的远程二级单位和公务外出业务的有关人员， 也可以通过 接入 Internet 远程查询档案资源。 三、系统功能 数字化档案馆的基础模型 图 3-1 数字化档案馆基础模型 数字化档案馆通常以机房为中心，以 B/S 架构发布，各客户端通 过内部局域网或 Internet 发布进行访问，实现资源共享、在线利用。 以 C/S 架构实现数字档案管理及特殊用户的检索利用。 在多级综合网络中，档案馆内部主要包括： 1、档案收集 收集各种具有保存价值的文件、声像材料，各级机关、企事业单 位公文、会议交流材料等。 这一过程中需要各用户端搜集整理，并汇 总到统一存储系统。 2、档案整理、数字化： 主要包括分类、组卷、目录编制等工作，然后将各种档案进行数 字化录入。这