文件传达收发管理规定.docVIP

文件收发管理制度 目的 完善公司文件管理，规范发文、收文管理程序。 范围 本制度适用于公司内部发文、收文及对外发文的管理。 公司发文编号及格式原则 参照《总公司文档格式规范制度》执行。 文件的收发规定 公司文件的发文由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，按归口管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。 设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效之后的文件原件及电子文档备份存档，并统一编制文号，修订格式后将电子文档或书面文档下发，并保存发文记录。关键文件的发文，须打印并交部门负责人书面签收。相关发文须抄送总公司行政部备案。 文件的修改 公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经领导审阅批准后，按规范进行修改。 在“修改/版次”一栏中填写修改次数/修改版次，现阶段的公司发文统一为第一版，修改次数为零。 修改之后的文件统一以电子文档或书面发送。关键文件的修订版，须打印并交部门负责人书面签收，无保留价值的原书面文件需统一销毁。 文件的传达与推行 发文应确保文件传达到位。涉及公司新制度、新操作流程、新会议决议等内容的文件，相关部门收到相关发文后，必须对本部门人员进行培训。 培训的形式可以多样化，各部门可以自行安排时间和形式。培训结束会，部门经