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普通中小学校档案管理思考与探索 学校档案旨在方便查阅，对内服务，为自己服务，有利于学校工 作的开展和学校的发展。我们希望从档案中要能看到学校的发展史、 教师的成长史以及学生的在校足迹。然而，对于普通中小学校来说， 学校档案的管理大多是不规范的，一般是根据经验在做，缺少专业支 撑。目前，我们已经逐步认识到档案工作的重要性。因此，我们必须 提高认识，改变思路，加强创新，力求学校档案管理从经验管理过渡 到科学管理。加强档案的开发利用，开发档案信息资源，编辑档案参 考资料，编制检索工具，满足学校教育教学等工作的需要，为学校的 发展提供可靠的档案依据。 笔者所在学校是一所九年一贯制学校，原是隶属于企业的子弟学 校。企业办学时，学校校工、后勤、档案等人员配制齐全，相关工作 可以说都有专职人员做，特别是学校档案工作，当时档案工作也较规 范。在学校转交地方后，因事业单位对专业技术人员的要求，学校基 本上无工勤、管理等编制，而原档案管理等相关岗位人员陆续退休， 教学岗位外的人员需求矛盾只能通过专业技术人员来兼任来解决，于 是像档案工作等步入不规范的状况。如今，上级相关部门已经看到中 小学校档案工作方面的不足，并采取了相关措施，学校也在档案工作 人员的选择和人员的稳定性方面有所思考，我们的档案工作又有了新 的希望。同时，我们也在思考普通中小学校档案管理方面的突破，以 下是笔者在分管学校档案工作的一些思考、探索与实践。 一、 建立健全学校档案组织机构 目前，笔者所在学校校长、书记分管学校档案工作，党政办公室 负责档案工作，下设兼职档案员1名，各处室设二级档案员各1名， 处室有小学教导处，中学教导处，教科室，总务处。兼职档案员岗位 津贴为职员二岗津贴，各处室要将本室档案收集、整理工作计入本室 二级档案员的工作量。 二、 文书档案专题化 一般而言，文书档案分党群类和行政类，我们按照《中华人 民共和国档案法》、《重庆市实施V中华人民共和国档案法〉 办法》以及《重庆市归档文件整理实施细则》（渝档发〔2009〕34 号）和《重庆市中小学校档案管理暂行办法》（渝教办〔2008〕88号） 等文件精神，结合学校工作实际，尝试将文书档案中经常需要查阅的、 与教职工关系密切的档案单列，形成文书档案中的“其它类”，我们 称之为小专题，如职称类，补岗晋级，干部管理，年度考核，绩效类, 请假条，会议记录、工会相关文件等。它们的保存期限基本上是永久, 我们只需按年度整理，并单独存放。这些重要“小专题”的开发利用， 有助于学校相关工作的开展和学校的发展，比如：我们通过分析近年 来职称和补岗晋级情况，为学校评职晋岗量化表的修订提供了可靠依 据。 三、 档案管理数字化突破 随着信息技术的高速发展，普通中小学校档案管理也要适应时代 发展的需要，由此，我们作了一些探索。 1、 启用电子文件夹 通过电子文件夹存放档案目录、重要的文件材料的电子版，各类 活动的数码照片、视频等影像文件，特别是数码照片、视频等影像文 件是保存在容量更大、安全性更高的硬盘上，配用专门的设备可类似 U盘或移动硬盘使用，因此基本上不使用光盘。电子文件的存放也通 过下面要说到的档案存放地点管理模块进行管理。 2、 开发检索工具 我们知道，档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的 查准、查全率。档案检索工具一般为计算机检索和手工检索，为使用 者提供档案借阅服务。档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的 手段，是开发档案信息资源的工具。 由于普通中小学校档案管理意识和水平相当有限，档案查阅或借 阅基本上靠经验，通过存放位置找到满足类别、年度、期限的卷，然 后通过卷目录查找档案，其查找效率不高，且查全率得不到保证。而 计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件 级条目检索和全文查阅。理想的档案检索工具应该是有丰富的信息存 贮量和检索迅速准确，方便实用。为了改变现有手工检索工具欠缺、 原始的现状，我们结合学校档案管理人员、学校规模等实际情况，努 力在普通中小学校档案检索方面寻求突破。即充分发挥信息技术的作 用，创建符合自身的计算机检索工具，用先进技术管理来管理普通中 小学校档案。 在此项想法实施之前，通过对兄弟学校档案室的参观学习，我们 也想购买专业的档案管理软件来实现档案管理的目的。但是，有档案 管理方面的朋友建议说，普通中小学校档案管理用Excel软件就可以 了，然后我们也知道Excel软件一般的使用难以实现多条件查询等功 能，为充分利用Excel软件达到学校档案管理的目的，需要档案管理 人员对Excel公式、函数以及Excel平台上程序编写有一定基础才行。 一次偶然的机会，笔者在Excel home论坛中看到一个叫Excel集成 系统的软件，其宣传中提到：有点Excel软件使用基础的可在15分