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行政中心职能描述和组织结构
第一节 行政中心职能描述
行政中心包括行政部、采购部和网络管理部三个部门,负责公司行政体系的建立健全工作,主导完善管理制度和流程,负责公司各种管理制度、办法和规定的执行、监督、检查工作及拟定奖惩处理建议;负责公司日常行政管理和后勤保障工作,做好各种物品、物料的统计和采购工作;负责公司网络建设、维护及硬件管理工作,负责公司整体弱电系统的运维协调、项目规划和建设,普及和培训计算机应用技术知识,保证公司信息支持系统的正常运转。
第二节 行政中心组织结构图
第二章 岗位职责
第一节 行政中心主任岗位职责
1. 负责制定公司行政体系,并组织实施和监督执行;负责公司公共管理制度和管理标准的制订、修改和废除;
2. 处理下属部门的请示、汇报和信息反馈,督促检查各部门对公司决定、领导指示、批示的执行和落实情况,及时向公司领导报告;
3. 参与公司公共关系和重大事件的协调工作,承担公司工商注册登记、执照年检及各类资质的申报工作,组织参评各类奖项等;执行公司保密管理工作和督察保密制度落实情况,调查和处置泄密事件;
4. 领导建立完善的档案管理体系,负责公司发展状况、重大事件、历史资料的梳理工作,做好行业资料的整理汇编、归档管理、查阅、公布和保密工作;
5. 建立内部横向、纵向沟通机制,调动公司员工的主观能动性,建立和谐、融洽的企业内部关系,集思广益,为公司发展服务。
6. 负责公司重要公文的起草、传递、传真和来往收发登记工作,负责公司重要印签的使用审批;
7. 负责公司内部管理系统正常运行,保障行政办公效率,领导公司行政事务工作。
8. 领导公司整体弱电系统的规划、建设和运维协调工作。
9. 实施部门内部管理:明确下属职责,负责对下属工作的分配、指导、检查、监督、考核;对下属人员的调配、任免、奖惩提供主导建议;组织下属员工业务培训;改进内部管理流程,努力提高部门工作效率和质量;控制本部门营运成本,降低部门管理费用;组织制定本部门培训计划及实施;
10. 完成上级交办的其他工作。
第二节 行政部各岗位职责
一、行政部部长岗位职责
1. 组织制订公司行政管理规章制度,督促、检查制度的贯彻执行情况;
2. 负责制定行政部内部工作流程、规章制度,并督促执行;
3. 负责公司综合计划、信息管理及其他行政支持、管理工作;
4. 负责公司日常行政管理工作,包括公务车的调度、维护和管理,办公设施、低值易耗品的购置、发放、管理及盘存,管理公司日常行政办公费用、通信费用、交通费用、招待费用等,实行定额控制;
5. 承担会务组织及文秘工作,安排公司行政会议,编写及分发会议纪要,打印、复印文字材料,草拟、审核或接收、登记、传阅及催办各类文件、报告及公文函件;
6. 负责公司行政公章、印章的镌刻与管理,公司介绍信的开据和管理;负责办理工商、行政、出入境手续等;
7. 负责公司各类文件和证照的打印、发放、登记、存档、保管;负责档案室、图书室的管理工作;
8. 完成上级交办的其他工作。
二、行政主管岗位职责
1. 领导公司工作服装的分发和管理,承担公园各类文娱活动的组织工作。
2. 归口管理公司的一般性接待、社会保险办理、对外联络等行政事务;
3. 归口管理公司的信息和宣传工作,组织公司对外各类新闻报道和内部简报的编印、发放工作,承担网站管理和信息发布工作,及时更新网站资料;
4. 负责建立公司医务室管理制度,并做好与外协医生的沟通和交流工作;
5. 完成上级交办的其他工作。
三、后勤主管岗位职责
1. 归口管理员工宿舍和食堂等后勤事务,负责建立员工宿舍和食堂等后勤事务管理的规章制度、工作流程和标准,统筹后勤工作计划和安排落实,为公司运营提供良好的后勤保障;
2. 督导员工宿舍和食堂落实公司质量安全管理体系,检查、巡视其运行情况,发现问题及时解决;
3. 拟定后勤用品需求计划,监督供应用品质量和价格,控制其使用情况,杜绝浪费和违规行为发生;
4. 调研和总结员工对食堂和宿舍的意见和建议,并及时整改,不断提高后勤服务能力和水平;
5. 完成上级交办的其他工作。
四、行政专员岗位职责
1. 公司话务、票务、邮件、传真、报刊的管理;
2. 负责公司办公楼安全管理工作,保障办公环境的安全及卫生;
3. 负责公司办公楼办公设施、办公用品、印刷品购置、发放、管理及存盘等工作;
4. 负责建立健全文档管理制度,做好文件的编号、登记、归档、收发;
5. 负责公司游客量的综合统计和核对工作;
6. 完成上级交办的其他工作。
五、前台岗位职责
1. 负责来访客户的接待工作;
2. 负责电话接听及转接工作;
3. 负责各类信件、报纸的派发工作;
4. 负责飞机票及火车票的订购工作
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