艾琪美业人事档案管理新规制度.docVIP

艾琪美业人事档案管理制度 第一章 总则 第一条：为规范人事档案管理工作，提升级案管理水平，有效保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充足发挥人事档案作用，愈加好地为艾琪美业各项工作服务，特制订本管理制度。 第二条：人事档案工作是企业组织人事工作关键组成部分，也是企业档案工作关键组成部分。它是为落实实施企业战略、方针、政策服务，是选贤举能，知人善任，历史地全方面地考察了解和正确选拔使用职员关键依据。 第三条：本制度适适用于艾琪美业总部及其各子企业。 第二章 管理职责 第四条：企业人力资源中心人事档案管理职责就是—— a、负责制订、修改和完善企业人事档案管理相关工作管理制度和实施细则等规范； b、负责本制度在各子企业实施实施具体指导和监督检验； c、负责艾琪美业战略决议董事会组员人事档案管理工作； d、负责艾琪美业各中心、部门职员人事档案管理工作； e、负责艾琪美业各子企业部门经理及其以上全部管理人员人事档案管理工作； f、负责对各子、分企业职员人事档案管理工作进行检验和督导。 第五条：企业人力资源中心人事档案管理义务是指导各子企业按本制度要求建立规范档案管理程序、规范档案管理行为。 第六条：企业人力资源部门人事档案管理职责就是负责实施本制度，按其要求建立规范人事档案管理；负责管理部门经理级以下全部职员人事档案管理工作。 第三章 人事档案内容 第七条：人事档案正本，是由历史地、全方面地反应职员情况相关材料组成，关键有以下几类： a、履历材料（包含个人简历资料）、上一份工作离职证实、体检汇报； b、自传材料（包含艾琪美业《职位申请表》）； c、判定、考评、《入职追踪面谈表》； d、学历和评聘专业技术职务材料； e、奖励及处分材料； f、培训统计及外训协议等材料； g、劳动协议、录用、任免、聘用、离职材料； h、目标责任书、保密协议； i、其它可供企业用人参考资料。 第八条：人事档案副本，是人事档案正本中关键材料复制件。由正本中以下关键材料组成： a、近期履历材料、上一份工作离职证实、体检汇报； b、关键判定、考评材料； c、学历、学位、评聘专业技术职务材料； d、奖励及处分材料、晋升/降级表、调薪调岗说明书； e、任免呈报（审批）表； f、身份证、户口本等身份证实文件复印件。 其它类别如有反复关键材料，也可归入副本。 第四章 档案编号管理 第九条：各级人力资源管理部门必需根据艾琪美业职员编码系统中职员编号（即：工号）进行编号，并每10个档案做一个小标识、50个档案做一个标识、每100个档案做一个大标识，方便查找。 第五章 人事档案搜集和整理 第十条：日常搜集职员履历表、转正定级审批表、多种奖励、职务任免、异动表、续签合相同材料。 各子企业人事档案管理人员必需在每次大型招聘会结束后三日之内，必需将新进职员人事档案搜集、整理并进行归档。 日常新进人员人事档案必需于办理入职手续两日之内，将新进职员人事档案搜集、整理并进行归档。 每十二个月3月和9月份搜集职员聘用晋升审批材料；每十二个月1月搜集年度目标责任书等；每个月月初5号前搜集《新职员入职追踪面谈表》；其它人事档案资料要按时进行搜集、整理并立即归档。 第十一条：企业人力资源部门负责管理职员关系专员在以下多个时段尤其需要做好人事档案资料归档工作。 1、新职员报到时 新职员报到后，收齐新入职职员全部手续、证件、资料后，统一装入新建档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同职员工号相同）、职员姓名、性别。办理完试岗派遣手续后三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： ⑴、《职位申请书》（必需要有初试、复试、录用审批人签字及录用时薪资标准等意见签署、贴上一张一寸彩色照片）； ⑵、身份证（双面全部印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其它相关资质证件复印件； ⑶、《试岗通知单》在职员入职时人力资源部门开具，由职员带到部门，在3天试岗合格后，部门签字返回人力资源部，后而办理正式入职。 2、职员办理正式入职手续时 办理完入职手续后三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： ⑴、签署好《保密协议》； ⑵、《试岗通知单》（必需有其直接上级对其在试岗期间表现评价）。 3、职员办理转正手续时 职员转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必需将以下资料搜集齐后，归入该职员档案袋： ⑴该职员《转正申请表》、《转正通知单》； ⑶、《劳动协议》《新职员入职追踪面谈表》分别为4-5份； ⑷、《保密协议》。 4、职员办理调动手续时 各级人力资源部门，在完成职员调动手续三个工作日内，将职员调动手续资料装入该职员档案案内，具体资料有： ⑴、《人事异动审批表》； ⑵、《职员调动工作移交表》包含《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《用户资料移交明细表