河南省政府办公自动化系统成功案例.docVIP

《河南省政府办公自动化系统》建于1997年，围绕电子协作、信息管理思路建设，边应用边修改完善。目前，河南省政府办公自动化系统已经连通河南省所有的市县政府，及厅（局、委、办）和部属单位等300多个，内部用户近200个。针对省、市、县三级政府部门进行了大量的使用培训，省政府内部办公自动化系统已经初具规模，平均每天同时使用办公自动化系统的用户数在200人左右。在计算机网络上通过《河南省办公自动化系统》，基本实现了政务信息和公文快速上传下达。政务信息刊物、明传电报等已经取消纸质文件。信息采编系统实现了政务信息快速收集、采编、电子刊物生成和发布；文档管理系统方便了授权用户查询国务院和省政府文件。河南省办公自动化系统已经稳定地运行了4年多时间，期间积累了大约20G的公文、信息数据。 2.1系统组成平台及功能特点 《河南省办公自动化系统》的出发点在于按照政府部门典型的垂直架构，从源头上实现数据的处理和传输，实现省、市、县三级政府部门联网办公。系统分为局域网办公系统和远程办公系统，局域网办公系统供单位内部使用，远程办公系统供下级相关处室使用，实现信息的报送、接收查询等。 系统主要基于Lotus Domino平台，以电子邮件系统为核心，主要包括公文收发及流转系统、文档管理系统、政务信息采编发布系统、会议管理系统、领导讲话管理系统、领导日程安排管理系统、督办查办系统、工作简报管理系统、办公办事指南、远程办公系统和电子公告牌、网上论坛、电话及通讯名录查询等多个功能模块。与不同的通讯方式、不同的文档格式、以及大型关系型数据库等能够有机地结合。 系统屏蔽了Lotus Notes复杂界面，改造为广大用户习惯的Windows页面风格，方便了用户使用，系统的稳定性没有损失。 2.2办公自动化系统总体结构 ? ? 2.3与下级单位联接示意图 ? 2.4软件模块功能简述 （1）收文系统 主要完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。 系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。 系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。 （2）发文系统 主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。 本系统采用发文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。 本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。 （3）待办事宜系统 待办事宜系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，收文系统、发文系统、信息采编、督办查办、领导讲话、会议管理等系统产生的用户传递信息都由待办事宜来完成。待办事宜系统是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。 （4）文档管理系统 文档管理系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下： 信息量大。收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。对于有关单位的相关政策、制度的制定具有指导意义。 信息及时、准确。文件从下发当天就可以进入办公自动化系统，由于从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。 便于重复引用。由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。 全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息 系统中提供了对文件信息按照不同的分类进行查询（按文号、按年度、按关键词）。同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将感兴趣的信息引出至本地，以便其它文稿使用。 （5）政务信息系统 政务信息系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下： 信息量大。收录了全国各地（省、直辖市）的最新上报信息，其中包括全国各地的经济形势、市场动态、地方民情、突发事件等重要信息，对于本地的相关政策、制度的制定具有参考价值。 信息及时、准确。地