财务借款和报销手续管理规定.doc

文件编号：QMS-05-04 财务借款和报销手续管理规定 PAGE 1 PAGE 1 - - 财务借款和报销手续管理规定 第一章 总则 为了进一步规范公司财务行为，加强财务管理，搞好会计核算，更好地服务经营生产，根据财经法规，结合公司实际情况，制定本规定。 本规定适用于公司财务借款、费用报销手续办理过程的管理。 第二章 财务借款 员工出差借款、物资采购借款及其他各种合理借款，由经办人填写“借款单”，经部门负责人审核签字，送财务部审核，报总会计师或总经理核准后，方可办理借款手续。 各部门的采购，如购买设备、材料、办公用品等，必须由各类物资归口部门，严格按预算和采购计划负责采购供应。如因特殊需要，需由使用部门采购的，应由采购部门填写“借款单”附采购明细单，经部门负责人审核签字，报财务部审核及报总会计师或总经理核准后，方可办理借款手续。 员工借款发生支出，均应及时到财务部报帐或还款。员工因公购物或出差，应在办事结束或出差回来后，一周内办理财务报销结算事项（节假日顺延），余款一并退回。原则上前账不清，后账不借，如有其他特殊情况（除办理产权证借款外），需书面说明原因，经总会计师或总经理批准，方可继续再借。 财务部每年对员工借款清理一次，对逾期借款，会计人员应通过各种途径向借款人或其所在部门签字的领导及时发出通知，口头通知未有结果的，应向借款人或签字人发出书面通知，并办理签收手续。 当事人接到通知后应在三天内到财务报帐，如有特殊原因不能报帐，应写出书面说明，经所在部门负责人、总会计师和主管领导签字。 对接到催报通知后三天未报帐，又未向财务部提供上述书面说明的借款人，财务部可采取以下措施： （一）停止向借款部门办理新借款，直到逾期借款处理完毕或接到所在部门负责人、总会计师和主管领导签字后的书面说明。 （二）从逾期的次月开始，暂缓发放借款人当月工资，直到累计还清全部借款。 第三章 财务报销的具体手续 公司的一切财务报销事项，经办人必须取得真实、合法、完整的原始单据，并填写报销结算凭证，注明费用开支项目、用途及实际发生金额，及所附原始单据张数，经部门负责人签字后，送财务部审核，报总会计师或总经理批准后，财务部方可办理报销事项。对弄虚作假、私事发票提交报销者，一经发现，除不予报销外，有权扣留原始票据，并及时向公司领导报告，请求查明原因，追究当事人的责任。 对报销票据要求如下 （一）票据不得涂改、挖补、凡有涂改、挖补或毁损严重的票据为无效票据。 （二）一式几联的票据，必须用双面复写纸（票据本身具备复写纸功能的除外）套写，当事人只能用其中的“报销联”报销，其他联不能作为报销凭证。 （三）票据如有遗失，又不能重新取得票据或证明的，当事人应写出书面申请，经证明人、部门负责人签字，财务部审核，总会计师或总经理批准后，可代作报销凭证。 （四）因对外交往经有关领导批准发生的某些直接支付给个人的费用，而收款人又无法开具有效票据的，由经办人员提供合法票据，具体办法另行制定。 （五）因接待工作需要购买的旅游景点门票，接待当事人应按票面价格到门票出售处换取有效的发票或收据，不得直接用门票到财务部报销。 凡属购置物料用品，包括固定资产、低值易耗品以及办公用品等，需填制“固定资产和低值易耗品采购申请单”按年初经董事会批准的固定资产、低值易耗品购置预算，且必须按规定程序办理计量、验收、入库手续且固定资产办完登记领用手续后方可进行财务报销。在报销办公用品及修理费业务时，需持有购货及修理配件明细清单且加盖供方发票专用章或财务专用章，方可进行财务报销。 凡预付或对外支付材料款、工程款等款项，经办部门事先必须向财务部提供相应的合同或协议。在办理款项支付时，应提前报资金需求计划，持相应的经部门负责人、分管领导、总会计师或总经理依次审批的“付款申请表”，方可支付款项。凡审核、审批手续不全的，财务部不得支付款项。 第四章 财务报销的特殊规定 总经理不当班时，若遇特殊情况或紧急事项办理报销，按照公司领导替代关系有关规定履行审批手续。 非正规票据的报销，票据背后必须由总会计师签字同意方可办理报销手续。 涉及合同管理的有关事宜，按出台后的《合同管理制度》的有关具体规定执行。 预算外的开支执行公司《全面预算管理实施细则》有关规定。 董事会经费除按正常程序办理报销外，需由公司董事长或副董事长签批方可报销。 副董事长与总经理的报销实行相互签字程序，即副董事长的财务报销由总经理签批，总经理的财务报销由副董事长签批。 公司与其他单位之间的一切收付款项，除制度规定可用现金支付的部分外，都必须通过银行办理转帐结算。 公司一切经营活动支出签字权限均按法人授权书执行。 工会活动等方面的费用报销遵照《中国三江航天集团工会财务管理暂行办法》（三江工[2002]525