会议管理规定(详细版).pdfVIP

会议管理规定 一、目的 为规范部门会议的有序组织和管理，确保会议召开的质量和效率，使工作沟通 更加顺畅，结合部门实际情况，特制定本规定。 二、组织会议要求 （一）凡是会议，必有 准备 ：永远不开没有准备的会议，在会议前，必须把会议材 料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始 思考。没有准备好的会议必须取消。 （二）凡是会议，必有主题 ：开会必须要有明确的会议目的，为会议准备的 PPT前3 页 PPT，必须显示会议主题。会议的主题，要事先通知与会人员。 （三）凡是会议，必有 纪律 ：主持人担任会议纪律检查官，在会议前先宣布会议纪 律，对于迟到要处罚，对于会议不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对 于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进 行处罚。 （四）凡是会议，会前必有 议程 ：在会议之前要有明确清楚的会议议程，会议组织 人员要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容， 使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。 （五）凡是会议，必有 结果： 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果， 将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议主持 人设置时间提醒，会议中有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最 好控制在 1.5-2 小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。 会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再 讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 （六）凡是开会，必有 训练： 培训是节约时间成本的投资，对每个层级的员工都有 “会议训练”，培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧， 如何会场汇报等等。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。 （七）凡是开会，必须 守时： 设定时间，准时开始、准时结束 （八）凡是开会，必有 记录： 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成 决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要 多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。 （九）凡是散会，必有事后 追踪： 记住“散会不追踪，开会一场空” 。建立会议事后 追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整， 确保各项会议决议都能完成。 （十）三个简单却很有意义的公式： １、开会+ 不落实 = 零 ２、布置工作 + 不检查 = 零 ３、抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实 三、会议分类 （一）部门周会制度 １、会议组织者：部门周会由封坛中心总经理指定人员负责，主要职责：（１）会 议的通知、会议资料的收集、 整理及根据要求发放给所有参会人员、 会场布置； （２） 做好会议记录，控制会议进程；（３）整理会议纪要、监督并跟踪会议决定事项的 执行情况；（４）会议所有准备及跟踪情况向封坛中心总经理直接汇报。 ２、召开时间：每周一上午 9：30，特殊原因需要延期召开的应提前一天通过微信通 知。 ３、参会人员：部门所有员工。由于出差或是其他原因不能参会，应提前向部门经 理请假。 ４、会议内容：上周工作总结、本周工作计划、需领导帮助协调解决事项。 （二）部门日报制度 １、日报提报时间：每天晚上 8：00 以前 ２、日报提报方式：微信 ３、日报提报内容：本日工作总结、明日工作计划、当天工作心得、领导交办工作 进展情况。 四、会议要求 （一）会议组织者应提前 5 分钟将会场布置到位，收集所有会议材料，做好会前准 备。 （二）所有参会人员应严格按照会议通知时间准时到达会场，不得无故缺席，并认 真做好会议记录，确因有事不能到会的，应提前 2 小时向领导请假批准。 （二）与会人员应严格按照会议内容做好发言提纲， 汇报时应简明扼要， 思路清晰。 （三）会场应保持安静，认真听会，手机必须处于振动或关机状态，确需拔打、接听 电话时必须到会场外进行。 （四）会上允许持有不同观点和保留意见，但一旦在会上形成决议