《公司档案分类大纲、说明、保管期限表》.docxVIP

房地产开发有限分公司 档案分类大纲 为加强本公司档案业务管理，提高科学管理水平，更好地服务公司 生产、经营管理工作。根据国家〈〈企业档案工作规范》、〈〈企业文件材 料归档范围和档案保管期限规定》和〈〈四川省民营企业档案管理办法》 的要求，结合本公司实际，特制定本分类大纲。 一、档案分类 （一） 公司档案一级类目10个：1、企业管理类（文书）档案；2、 财务档案；3、人事档案；4、项目开发档案；5、客户档案；6、资 产档案；7、照片档案；8、声像档案；9、电子档案；10、实物档案。 （二） 公司企业管理类（文书）档案、人事档案、项目开发档案、 客户档案、照片档案不设二级类目，其余设二级类目共 12个：1、 财务档案分会计帐表、会计凭证共 2类；2、资产档案分房产类、建 筑及其他设备类共2类；3、声像档案分录音档案、录像档案共2类; 4、电子档案分磁带类、光盘类共 2类；5、实物档案分奖状类、奖 牌类、奖杯类、锦旗类共4类。 二、档案分类示意图 房地产开发有限分公司 档案分类示意图 档案分 类大纲 [ 1 」-1 1 1 1 L _L _L r % 企业 管理 财 勺 人 项 客 「 ~* 资 r ， 昭 八、、 声 电 f \ 实 类（文 书）档 务 事 目 户 产 片 像 子 物 案 档 档 开 档 档 档 档 档 档 JJ 案 L- J 案 盘 案 — J 案 L 案 J4 案 」 _ -J 案 \J 案 瞄 J 会 会 房 建 录 录 磁 r r 光 厂 1 奖 厂 — 奖 r 勺 奖 厂 丁 锦 计 计 产 筑 音 像 带 盘 状 牌 杯 旗 帐 凭 类 及 档 档 类 类 类 类 类 类 表 J 证 虬 J J J /、 t. 」 案 / 案 京 k. / X, J 1 三、档案的收集与整理 （一）企业管理类（文书）档案 本公司成立以来的企业管理类（文书）档案可按行政综合、经营 管理两方面收集，以“件”为单位整理，按永久、 30年、10年分类 再按年度依次排序，即按“保管期限（问题）-年度”方式编流水号排 列。 （二） 财务档案 本公司成立以来的财务档案严格按照〈〈会计档案管理办法》的要 求执行。按“年度---类别---期限”方式，以卷为保管单位，分为会 计凭证类、会计账簿报表类2类，每年每类分别编制通号。 （三） 人事档案 本公司人事档案按照〈〈企业职工档案管理办法》的要求整理归档。 （四） 项目开发档案 公司成立以来的项目开发档案，按每个工程项目竣工时间先后， 确定工程归档的先后排列顺序。整理时以“卷”为单位，按“一卷一 号，一卷一盒”原则组卷，按永久、30年、10年期限排列，每个项 目按“X-开发公司?竣工项目序号-卷号”方式编通号。 （五） 客户档案 对照竣工项目的排序编制相应的客户档案排序， 一个项目的客户 档案编制一个通号。客户档案按“件”整理 ，每一位客户的资料为一 件，机构（问题）以“ k-开发公司?竣工项目序号”标注在文书档案 专用盒上，归档存放。 （六） 资产档案 资产档案为公司所有的固定资产档案， 分为房产类、建筑及其他 设备类共2类。资产档案按“件”整理，分类存放于盒。 （七） 照片档案 照片档案要按事件分组编制说明，按照“事件年月-简要事件内 ；. 容-从左至右人物姓名描述”方式整理编制通号归档。 （八）声像档案 声像档案分录音档案、录像档案共2类，按时间先后分别编制通 号归档。 （九）电子档案 电子档案分磁带、光盘类共2类，按时间先后分别编制通号归档。 （十）实物档案 实物档案分奖状、奖牌、奖杯、锦旗共 4类，按时间先后顺序进 行整理归档并分别编制通号归档。 房地产开发有限分公司 档案分类方案说明 （一） 企业管理类（文书）档案归档范围 1、 行政综合方面基本范围：本公司设立、变更的文件材料；董 事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料；资本登记、资 本变动、融资文件材料；召开的工作会议、专题会议的文件材料；组 织机构设置、人力资源、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、 信访、法律、外事、风险管理、内控与审计、社会责任、基本建设管 理等管理工作文件材料；工会等群众工作文件材料；其他事务管理文 件材料。 2、 经营管理方面基本范围：本公司房屋租赁、产品购销、安装； 日常维护、修建、广告位招商、宣传媒体广告协议、合同等；房屋拆 迁、赔偿类合同、协议；购房款抵工程款类合同、协议；股权转让、 债权债务抵抹协议；资产清理报告、处理意见；上级下发涉及项目的 会议纪要、批文（含复印件）；上报的有关项目的文件、请示、说明 等。 （二） 财务档案归档范围 1、 帐表类：指本公司在财务活动中形成的会计帐簿和会计报表 等材料。 2、 凭证类：指本公司在财务活动中形成的会计凭证。