《公司会议管理办法-》.docxVIP

xxxxW限公司 文件编号 版本/版次 A/0 管理部门 会议管理办法 贞码 1/6 1、 目的： 为规范公司会议程序，建立、健全公司决策机制，提高公司总体运营水平和办事效率，更好地协调工 作，研究落实各事项的对策措施与解决问题方案和时效管制，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完 成公司经营目标与战略，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。 2、 原则与精神： 原则：会前通知、会时签到、会中记录、会后落实。四项要求。 精神：不讲理由、不听借口、只看结果。 3、 适用范围： 适用丁公司各种例会与专题会议及临时性会议。 4、 职责： 行政部：负责会议室的管理、维护、安排及一般会议的执行监督、稽核工作；负责公司总经 办会议与公司接待会议的会场安排与会场准备工作。 各部门：负责本部门需求的例行会议与专题会议及检讨会议等组织主导及相关工作。 总经办：督查公司会议管理办法的实施执行情况与修订。 4 .会议分类：按会议性质与内容分为：公司管理例会、日常部门例会、专题会议、临时会议 管理例会：（周管理例会、月管理例会、季管理例会、年管理例会）届经营管理会 部门例会：（部门周、月工作推进检讨会、培训会议） 专题会议：（产销会、品质会、评审会、研发会、季度工作总结发表会等） 临时会议：（临时产生的需要组织会议形式或接待会议等） 5、 会议通知：会议通知遵照以下规定： 5.1、已列入《月度会议计划表》的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划 表直接通知参会人员； 5.2、届下歹0情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知： （1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议； （2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、时间调整会务安排 等作特别说明； （3）其它主办人认为应另行通知的情况。 xxxxW限公司 文件编号 版本/版次 A/0 管理部门 会议管理办法 贞码 2/6 5.3、会议通知期一般应提前一天以上（最短 4小时前，临时会议和特殊情况例外）通知对象为与 会人员 5.4、会议通知形式一般为邮件和电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、管理与重要的 会议，应以会议通知进行书面通知。 5.5会议未能在约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议主办负责人应提前及时知会参会 人员，并根据本管理办法重新通知和布置。 6、 会议准备：会议的准备工作遵照以下规定： 6.1、 会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议 决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等； 6.2、 公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政部负责。 6.3、 各部门召开会议需用公司会议室的，应向行政部书面提出，由行政部统筹协调安排。 7、 会议组织：会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则,会议主持人须遵守以下规定： 7.1、 主持人应不迟丁会前3分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 7.2、 主持人一般应丁会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注 意的问题等，进行必要的说明。 7.3、 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权 限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 7.4、 届讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳 和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统 一意见。 7.5、 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排 向与会人员明确。 8、 会议记录： 8.1所有会议都得有会议记录且按公司管理格式纪要，对需要保密性的会议及纪要需按主导会议 者要求签发与传阅会议纪要； 8.2会议纪要要在会后24小时内完成记录与确认工作，并签发给参会人员或相关人员 一般例会会议纪要需上交总经办存档管理，以便对会议的质量与会后落实工作的核查（一般 xxxxW限公司 文件编号 版本/版次 A/0 管理部门 会议管理办法 贞码 3/6 会议纪要保质期为一年） 8.4、各部门的会议记录，由本部门负责会议记录并日常归档、保管，同时将一份副本送行政和总 办统一归档备查；也可以通过电子邮件传递 8.5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度 和保密制度的有关规定执行。 9、会议纪律：参会人员须遵守以下规定： 9.1、应提前3分钟到会，并在《会议签到表》上签到；不得喧哗，不得来回走动，不得无故迟到、 早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议组织者亲自请假方可，紧急情况可以 口头请假。 9.2迟到、中途离席者应轻声