公司《会议管理制度(试行)》.docx

XXXX）有限公司会议管理制度（试行） 第一章 总 则 第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理和办事效 率，保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。 第二条 会议召开应遵循如下原则： （一） 高效原则。简化会议流程，坚持开短会，开有实质内 容的会。会议发言讲短话， 决策性会议做好会前沟通， 未达成一 致意见的不予上会。 （二） 精简原则。严格控制会议数量和会议规模，能不开的 会坚决不开，能合并的会坚决合并。 （三） 节约原则。 各类会议活动要严格遵守会议经费的有关 规定，厉行节约，杜绝铺张浪费。 （四） 务实原则。召开会议要考虑其必要性， 控制和减少纪 念、庆典、表彰性的会议，注重会议实效，抓好会后落实工作。 第三条 本制度所指的会议包括公司决策会议、经营管理会 议、专题会议、 研讨会议、 部门日常会议和接待会议等各类会议。 第四条 本制度适用于公司各类会议的组织管理。 第二章 管理职责 第五条 综合管理部是会议管理的归口部门。负责公司级会 议的统筹协调， 负责公司会议管理制度的制定， 负责对各部门会 议管理执行情况进行监督，负责监督、检查各部门会议（费）执 行情况，负责根据业务部门需求提供会议服务保障。 第六条 各部门负责按照制度执行会议管理，负责本部门业 务中涉及的会议组织工作并根据需要配合其他部门的会议组织 工作, 负责本部门会议费预算的申报、执行。 第三章 会议组织 第七条 会议的组织承办工作遵照“业务谁主管，会议谁承 办”的原则办理。会议组织部门应当全面负责会前、会中、会后 各项会务的组织工作， 保证会议顺利进行。 需要综合管理部协办 的，可提出会议服务需求，由综合管理部配合办理。 第八条 涉及参会人员分属异地单位的，会议组织部门要充 分利用视频会、 电话会议等形式， 减少现场会议。 除以下情况外， 一般不召开现场会议： 1、上级单位要求的； 2、确需多方当面沟通交流的； 3、不具备召开视频会议、电话会议条件的。 第九条 会议组织包括但不限于会议通知、 会场安排和布置、 会议材料准备和发放、 会中服务、 会议记录、 会议录音录像摄影、 会议纪要编发以及会议宣传等 第四章 会议管理 第十条 公司会议实施计划管理。各部门根据工作需要编制 部门下年度公司级会议计划（包括研讨会、专题会、决策会、总 结会、评审会等），综合管理部协调平衡后编制公司年度会议计 划，经公司主要领导审定后下发。 各部门日常会议及临时会议综 合管理部不再统一组织汇总，各部门可自行组织开展。 第五章 会议召开 第十一条 会前准备 （一）会议通知 1、会议需提前通知，一般会议应提前一个工作日以网络、 电话或其他方式通知，大型会议原则上至少提前 2 个工作日通 知，确保应到人员按时参会。 参会人员接到通知后不能按时参会 的，应及时向召集会议的领导或会议组织部门请假， 如不请假则 视为参加。 2、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会 议内容和要求等。会议通知要措辞明确，不能出现“相关部门” 等模糊性表述。 （二）会场安排和布置 做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及 服务准备。 （三）会议材料准备和发放 各部门组织召开会议前，应提前准备会议议程及会议材料， 会议材料要符合以下条件： 1、涉及问题协调、方案评审、事项决策的会议，要明确提 出需审议的工作措施、建议、 方案或决策要点； 上会议题需会前 按需征集相关部门、主管领导、相关领导意见； 议题材料印制， 不得在封面加上 “机密”“ 秘密”等字样。 2、公司接待会议材料，应使用规范的公司名称，正确表述 公司有关信息，措辞恰当，确保公司良好对外形象。 （四）其他 重要接待会议应提前制定会议及接待方案， 方案内容包括但 不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席签、摄影摄 像、公共活动等安排。 第十二条 会中控制 （一）会议纪律和要求 1、严控参会人员。支委会原则上由支委会成员、党群工作负 责人参加， 特殊情况下， 班子非支委会成员可列席会议； 总经理办 公会等决策会议原则上由班子成员、 各部门负责人参加。 其他会议 按参会人员范围要求严格控制。 2、参会人员应当按会议规定的时间提前到场就座，不允许 迟到、早退，中途离场应向会议组织部门请假。 3、会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇 紧急事情应到会场外接听。严禁在会场睡觉、 玩手机、 接听拨打 电话、交头接耳、随意出入走动。 3、会议务求精简高效，严肃认真，会议发言要言简意赅。 （二）会议组织部门应根据会议议程召开会议，各项议程按 预定时长控制时间。会议主持人应有效控制会议进程。 （三）会议遵照“谁组织，谁记录”的原则，由会议组织部 门指定专人进行会议记录。 会议记录要结构完整、内容真实、词 句准确、依