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物资采购支付管理制度
第一章:总则
第二章:物资采购具体内容
第三章:采购业务原则和权限管理
第四章:采购流程
第五章:申请付款基本流程
第六章:预付款及定金管理
第七章:应付帐款管理
第八章:附则
第九章:附件
第一章: 总 则
为了规范公司采购业务流程, 防范采购业务风险,控制采购支出,保证公司正常生产经营活动, 降低采购成本和付款风险, 特制定本制度。
第二章: 物资采购具体内容
一、本制度所指采购物料具体指:
1、日常办公用品、耗材:笔、打印纸、笔记本等。
2、办公设备及交通工具: 电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、
汽车等。
3、生产设备 :所有生产用的机器、工治具等。
4、办公家具:桌椅、文件柜、保险柜等。
5、接待用品:水果、烟酒、礼品等。
二、本制度所需招标的支出具体指:
1、大设备支出。
2、工程项目支出。
3、房屋建筑物支出。
第三章:采购业务原则和权限管理
一、采购业务原则
公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。
日常办公用品、办公家具、接待用品由人事行政部负责 ;
生产设备及其他由配件部负责 .
供应商的选择应遵循三家报价的原则, 如为单一供应商或独家供应商,采购部门必须加以说明或解释;
合同管理原则,需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立采购合同;
为了节约采购成本和提高采购效率, 一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购, 寻找供应商并签定年度供应协议, 减少紧急采购;
年度供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估, 总经理批复后,决定是否更换供应商;
采购货款除小额( 1000 元以下)采购外必须通过银行结算;
、各类采购严格执行预算审批额度,超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。
二、本公司应按以下采购权限进行采购:
公司采购部是负责物品采购的管理部门。
在保障服务和节约成本的前提下, 价值 1 百元以下的物品 (除定点采购外)经公司使用部门负责人批准后由公司采购员于当地采
购。
招标项目采购支出, 须经公司股东会决议后进行招标, 后由采购部执行采购。
公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。第四章:采购流程
一、物资采购流程
物资申请人填写
《采购申请单》
仓管员 /专业部
门进行验收
仓管员填写《入
库单》进行入库
部门负责人审
100 元以上
预算审核
批采购申请
采购申请
100 元以下
否
公司采购部进
行采购
公司负责人审
批采购申请
是否招标
是
股东会决议
采购员执行申请
公司采购部进
付款流程
行采购
公司进行招标,
选定供应商
二、招标流程图
潜在单位
招标小组 采购部 第三方机构投标 /中标单位
制定招标计划
审 批
确定投标
方人选
确定标底
开标
确定中标单位
发布招标公告 领取并登记
邀请潜在单位 资格预审文件
汇总登记单位资
料,提交确定投
标方人选
制作或委托第三
方制作招标文件
和标底
领取招标文件
接受整理投标文
件
向中标单位发中
标通知书
制作招标文件、
标底
中标签约
三、物资采购流程管理
采购申请
1.1 公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请,物品请
购需填写“物品采购申请单”,招标采购项目需提交 “招标采购申请”。
1.2 使用部门应尽量提前提出采购申请,给与采购部门足够的采
购时间,采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务;
1.3 预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对,并标明预算
执行情况。预算内申请正常执行采购流程,预算外需提交情况说明。
1.4 使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到
采购部。
选择供应商并订购
采购部应对所需物品选择至少三家供应商,对采购物品询价对
比,提交总经理审批,确定供应商后签订当年供应合同。
2.1 采购部接到请购单后,应对采购申请进行严格审核,确定采
购的品种、规格和数量,遵循定点采购原则,无定点采购的物品遵循
“三家比价”原则选择供应商进行采购;
2.2 采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采
购、不得擅自改变采购内容;
2.3 不能在请购部门约定时间内到达的,采购员需及时通知以便
请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况,
每天定时检查未完成请购单。
2.4 采购物资出现质量问题或需要维护时,采购人员需及时配合
相关部门与供应商联系。
验收
3.1 采购货物到达后,仓库管理员应立即根据采购申请单与到货
进行认真核对,根据验收结果填写外购入库单,除一份自留以外,其
余传递到采购部、财务部,以分别登记相关台帐,在验收时,如出现
与采购申请不符的,应如实做出相应记录, 并填写书面报告报采购部,
及时补充或更换。
3.2 仓库管理员需当场与相关人员交接和验收,并记录相应的验
收记录,需要专业部门进行验收
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