行政管理规范制度.pdf

目 录 ( 一) 前台接待管理制度 一、前台接待上班须着工作装、化淡妆。 二、总台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事 先有无预约，并主动通知被找领导。 三、前台上班时，应坚守岗位，在接听电话时，做到： 1、找相关部门时需要礼貌用语，并告之对方所找部门电话。 2、接听电话必须说“您好 ! 海王星辰” ，电话用语简洁、清晰、回话礼貌、耐心。 四、负责将外来部门、机构的传真、信件或包裹等及时交至公司相关部门或个人，并做好登记。 若传真、信件未标明主送部门或个人的，则交行政办处理。 五、负责应聘人员在前台填写的《人员面试登记表》转交至人事部。 六、负责公司对外信件、杂志、报刊的整理、收集并放到指定位置。 七、负责员工上下班打卡监督管理，及时制止违反规定的打卡行为并通知人事部。 八、负责对传真机、打卡机、外出登记本进行维护。 九、前台人员负责做好公司人员对外拨打长途、传真的记录。 十、部门安装有长途电话的，前台人员有权拒绝该部门人员拨打长途电话。 十一、若前台人员违反上述规定或遭投诉则，按投诉处罚规定执行。 十二、负责公司收发印章的管理工作，确保收发印章的安全使用。 十三、负责员工工装的计划、进销存账务。 ( 二) 档案管理制度 一、所称的档案，是指任何记载公司文件资料的书面资产与记录文件资料的磁片、光碟等。 二、坚持部门收集、管理文件材料制度。由各部门指定专人负责管理本部门的文件材料，并保持 相对稳定，人员由部门经理指定与调换，但须到行政办备案。 三、凡公司所有内部及外部往来的文件及档案，应一律予以存档，并配合公司网络的规划做好适 当的存放。 四、凡公司发出的公文 ( 含定稿和两份打印的正本与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件 ) 一律由行政办公室统一收集管理。 五、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。会议 文件由会议主办部门收集归档，行政办备档。 六、归档范围： 1、重要的会议材料，包括会议的通知、请示、报告、决议、总结、领导讲话、会议纪要等。 2、公司发至各部门的决定、决议、指示、命令、制度、规定、计划等文件材料。 3、部门对外的正式发文以及有关部门往来的文件。 4、部门反映主要职能活动的报告、总结。 5、部门各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、各类报表。 6、部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 7、本部门职员任免的文件材料以及关于职员奖励、处分的文件材料。 8、本部门员工薪资、福利方面的文件材料。 七、部门内各人员手边档案装订，应以年度为装订单位，不得跨年度装订。并将每一种类的文件 依其属性作单一归纳存档管理。 八、所有部门的各种文件归档时，应统一以公文夹做归档管理，以求统一。 九、部门各人员的档案归纳， 应由各人员依存放档案的种类， 于档案夹外以电脑打印 “档名标签” 后粘贴于该档案夹外侧面，但如因档案太多须另增加档案夹存放时，其“档名标签”应冠以 序号，方式例如： 2000 年社保申报资料 ( 一 ) 、( 二 ) 等。 十、部门内各人员的档案文件资料归档工作，除应依本办法的规定作文件资料归档外，更重要的 是各人员应于每个文件夹内页的第一页，装订本档案夹内的所有资料内容名称索引，以利查 阅使用。并将该页定期缴至该所属文件资料保管人手上，再由各部门指定专人汇总至行政办 公室档案室存放，以建立中央档案管理制度。 十一、各部门的档案资料，应于存放归档之前将文件资料冠以流水序号，以利日后登录及查询。 十二、 部门档案管理人员应将所有档案存放位置， 以表格方式分年度终了， 不定时 ( 如档案新增或 存放位置异动时 ) ，填写表单呈缴该部门主管及行政办公室档案室存档备查，以做为公司 部门所有档案管理的索引档。 十三、公司任何使用或新创的制式文件与表单，一律应冠以文件编号，否则一律不准于公司内部 使用，其文件编码制式规范如下： 总经理办公室 zb 人力资源