公司接待管理手册.doc

公司接待管理手册 1.目的 为认真贯彻落实中央八项规定，坚持发扬求真务实、勤俭节约的优良传统，着力简化接待程序、降低费用支出、提高接待效果，推进建设节约型企业，有效促进企业又好又快发展，特制定本管理手册。 2.接待范围 2.1内部接待 内部接待指公司系统内的接待，包括公司领导、公司各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或办理相关业务工作等。 2.2会务接待 包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训和其他重大活动。 2.3公务接待。 包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。 2.4商务接待。 主要指业主的考察、调研、洽谈等。 3.接待原则 3.1接待过程“热情礼貌、服务周到”； 3.2接待标准“对内从严、对外从宽”； 3.3接待管理“对口接待、预算管理”； 4.接待类别 接待任务按照接待对象的级别（以宾客最高层级为准），分为三级。 一类接待：适用于股份公司领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略客户主要负责人、公司邀请的重要宾客的来访； 二类接待：适用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、公司级战略客户来访； 三类接待：系统内部一般人员及一般客户的来访。 以上分类仅作为参考，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹配相应的接待标准。 5.接待流程 步骤 具体操作说明 责任者 1.收到接待任务 与对方沟通，确定来访人员姓名、人数、职位及来访目的 承办部门 2.制定接待方案 根据任务要求，制定接待方案，明确人员职责与分工 承办部门 3.公司相关领导审批 重要接待方案，主办部门负责人审核后提交公司相关领导审批方案 主管/分管领导 4. 组织实施接待 根据方案，由接待主办部门组织实施接待，相关部门级人员依照分工配合 承办部门 4.1接送安排 办理迎送手续、做好迎送准备 承办部门4.住宿安根据来访人员身份预订与之相匹配的房型，提前领房卡，需要配物品的房间提前配承办部 4.车辆安根据来访人数，合理调度，做好准备工承办部 4.就餐安根据实际情况，拟定就餐方承办部 4.活动安布置会议、会见场地、安排考察、报道摄影活承办部 4.应急安在接待过程中临时变化、突发事件等做好应急准承办部 5费用核结算各类费用，按照财务流程核销，冲抵预承办部 6接待总总结接待工作经验，提出改进措承办部 7建立接待台搜集整理接待有关信息，按时间建立接待台承办部 备注：办公室是上级领导、地方无业务对口领导以及公司领导要求接待的其他宾客的接待承办部门，总部各部门是其对口接待的承办部门。 6.接待流程指南 工作项目 工作内容 三级 二级一级 根据领导要求，及时与对方联系，了解宾客信息：到 接待 接待 接待 访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职 √ √ √ 收到接待务、级别、性别、人数）车次、出发时间、预计到达及离开时间） ，往返情况（始发地、班次、 任务 掌握宾客（尤其是主宾）的生活、饮食习惯、工作条件要求，参考查阅主宾以往的到访情况，成立接待工 √ √ √ 作小组，做好分工，明确接待负责人 如来宾中有女宾，尽量确保至少一名女性接待人员根据来访宾客，结合人员到实地踩点情况，提出初步 √ √ √ √ 日程建议 经领导审核，并与对方沟通确定后，形成基本的日程 √ √ 安排 根据日程安排拟定接待方案，内容包括，迎送陪同、 制定接待视察参观、会议座谈、宴请配餐、住宿、车辆、着装 √ √ √ 方案 要求等 填写《接待申请表》 ，按照流程履行接待方案，领导批 准后组织实施，特殊情况可事前经主要领导口头同意后执行接待方案、《接待申请表》被批准后，及时将方案告知参加接待的有关领导及参与配合的相关部门、单位和个人 √ √ √ 根据任务要求，编印小开本《接待手册》 √ 6.1接受接待任务并制定接待方案 工作项目 工作内容 三级 二级 一级 迎接准备 提前一天确认来宾信息有提前了解接机（接站）领导如何前往迎接地点，集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发组织工作 接待 √ √ 接待 √ √ 接待 √ √ 准备接机（接通知接机（接站）车辆出发时间 √ √ √ √ √ 提前3个小时了解来宾抵达时间，确定是否准点到达 迎接 送行 工作人员提前到达机场（车站）等候并引导接机（接 √ √ √ √ 站）领导迎接来宾 领导出站后，协助来宾领取行李并送往住地 √ √ √ 做好来宾入住、用餐的引提前通知迎接领导在公司总部迎接，通知总部迎接人 √ √ √ 员各就各位 落实来宾回程信息：回程时间、班次（提前询问航班（车次）情况，