《电子文件归档及管理规章制度ok》.docxVIP

电子文件归档及管理规章制度 第一条、为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文 件安全有效地利用，根据〈〈电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第 6 号)、〈〈电子文件归档与管理规范》(国标 GB/ti18894-2002 )〈〈中华人民共和 国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。 第二条、电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖 计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。 第三条、档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。 第四条、凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归 档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。 第五条、电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。 第六条、电子文件物理归档的基本要求： 办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档； 电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整 理，下载到耐久性的载体上，(按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁 带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载 体)； 经过过程中的情况随时记录在相应的文件中； 专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件； 归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限； 第七条、电子文件归档时，〈〈电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其 他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第八条、电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制 成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。 第九条、电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正 常改动。 第十条、各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设 置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以 保证归档电子文件的完整与安全。 第^一条、归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件， 并填写〈〈归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文 件移交给档案室，一份由电子文件形成单位保存。 第十二条、电子文件的检验应包括以下项目： 载体有无划痕、是否清洁等； 有无病毒； 核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续； 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； 对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否 完整； 第十三条、档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格 者，应退回形成单位重新制作。 第十四条、移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地 封存保管，一套提供利用。 第十五条、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下 列条件： (1)归档载体应作防写处理，避免擦、戈U、触摸记录涂层; 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压； 存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体； 环境温度控制范围为17C-20C，相对湿度控制范围为 35%-45%。 第十六条、电子文件归档每满 1年对涉及的电子文件形成单位和设备更新 情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性， 如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于 3年。 第十七条、档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入 〈〈归档电子文件管理登记表》。 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率 不低于20%,如发现问题应及时采取恢复措施； 磁性载体上的电子文件，每 4年转存一次，原载体同时保留不少于 4 年。 第十八条、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个 人不得擅白复制电子文件。 第十九条、利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档 电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、 权限控制等安全措施。 第二十条、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关 规定执行，在办理审批手续后实施属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存 储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁。 第二^一条、档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销 毁情况进行统计。 第二十二条、本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定 电子文件接收检验登记表 单位名称: 接收单位:检验项目 接收单位: 移交单位: 载体外观检验 病蠹检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明登 记表、软件、说明资料检验 填表人（签名） 年 月 日 年 月 日 审核人（签名） 年 月 日 年 月 日 单位（印章） 年 月 日 年 月 日 电子文件归档登记表 形成部门 文件 特征 设备环 境特征 完成日期 文件类型 文件编号： 硬件环境（