人事档案管理制度（办法）.docxVIP

人事档案管理制度 第一条 目的 为规范公司人事档案管理，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，防止档案丢失和损坏，便于公司对人员的在职管理，特制定本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、试用期员工和实习生。 第三条 人力资源部管理职责 1、负责制订、修改和完善人事档案管理的相关制度。 2、负责本制度在各项目公司执行的具体指导、监督和检查。 3、负责总部各部门员工的人事档案管理。 4、负责项目单位总经理、部门负责人、财务人员和统招大学生的人事档案管理。 第四条 项目公司综管部管理职责 1、负责执行本制度，按要求建立和管理本单位员工人事档案。 2、负责本单位全体员工电子档案的管理，包含档案建立、信息收集、信息更新等。 3、新入职员工的电子档案（即人事档案扫描件）原则上需在入职一个月内完成扫描，进行电子档案存档并上报集团备案。 4、人事档案管理员需定期维护和管理人力资源管理系统信息。 第五条 人事档案原件材料，主要有如下几类： 1、个人履历：个人简历、身份证复印件、学历证/学位证复印件、职称证/从业资格证复印件、寸照2张、各类培训证书复印件等。 2、入职资料：应聘申请表、初试/复试评价表、职业经理人素质测试、背景调查表、入职审批表、劳动合同（含承诺书、入职申明）、人事担保函、原单位离职证明、亲友关系申报表、体检报告/健康证、试用员工上岗报到单等。 3、转正资料：试用员工转正定级考核表、试用转正面谈记录表、述职报告、民主测评汇总表等。 4、异动资料：调动审批表、内调上岗报到单、借调联系函、晋升审批表、晋升述职报告、离岗会签单、工作交接表、员工转岗定级考核表等。 5、培训资料：培训档案卡、测试试卷、外训申请表、培训协议书等。 6、离职资料：离职申请书、离职面谈表、离岗会签单、工作交接表、解除（终止）劳动合同证明、解除劳动关系协议书等。 7、奖惩材料：年度评先评优材料、各种奖励及处罚文件等。 8、其他：如大学生就业协议书、员工职务任免文件、员工工伤、意外事故资料等。 第六条 人事档案编号与整理要求 1、项目公司按照《人事档案编码规则》（附件1）的要求对本单位员工的人事档案进行编号，每月通过人事月报向总部备案；建档时须将《人事档案材料目录》（附件2）粘贴在人事档案袋封面，注明编号、姓名等各项资料是否在档信息。 2、档案管理人员须严格遵守保密制度。在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料，防止丢失档案材料和泄露档案内容。 3、为保证员工档案信息的完整和及时性，每半年须对员工信息的变更情况进行资料收集，与原件核对无误后，将复印件存入人事档案，电子档案须同步更新。 第七条 人事档案材料收集归档时间节点 1、建档：在办理完新员工入职手续后的三个工作日之内，建立员工人事档案，将个人履历和入职资料存档。 2、有异动情况：员工在完成转正、离职、调动、晋升、降职降级等异动手续的七个工作日内，将异动资料装入该员工的档案袋内。 3、12月底/次年1月:原则上需要对员工档案定期进行整理和归档，每年12月底必须对本项目全体员工的人事档案进行一次集中清查，及时归档、补充相关的档案资料。 第八条 人事档案的借阅和转递要求 1、人事档案一般不借出查阅，如必须借出查阅时，必须填写《人事档案借阅登记表》（附表3），经人力资源部负责人批准。 2、借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。员工不得借阅本人及他人的档案。借阅人仅限本部门负责人及主管领导，外部单位人员借阅档案，必须是人力资源部同事，需提供单位介绍信，个人身份证原件，办理完相关借阅手续后方可借出，借出档案必须在3天内归还，如确因工作需要，可办理续借手续。 3、因工作调动需转出个人档案的，不能交由本人自带，必须填写《人事档案转递通知单》（附表4），由调出单位人力资源部对人事档案进行密封处理，贴上封条加盖单位公章，将《人事档案转递通知单》连同密封好的人事档案原件一并寄给调入单位人力资源部；接收单位收到档案经核对确认完整后，须在回执单上签名盖章，并将回执单原件立即寄回或扫描发给档案转出单位。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失，档案转入转正单位都必须填写《人事档案移交/接收登记表》备查。 第九条 人事档案的保管与销毁 1、人事档案存放应配备专门档案室和档案柜等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。 2、公司建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退、离职等人员档案，一般员工自离职之日起保存3年后方可销毁，部门负责人及以上、财务等核心岗位人员的人事档案保存10年后方可销毁。 3、公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。填写《人事档案销毁审批登记表