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高效发挥办公室职能作用的探讨和思考 连丽萍 中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）01- 104- 01 摘 要 办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，任何一个环节出了问题，都会给全局工作带来被动或造成损失。因此，必须采取有效措施优化基础管理，提升办公室人员工作责任感，进一步激发团队活力，努力提升团队人员的综合素质，才能提升办公室整体管理水平，有效发挥办公室职能作用。 关键词 办公室 基础管理 主观能动性 只要有领导和管理存在的地方，就有为领导和管理服务的办公室存在，办公室的任务是围绕中心工作，在建章立制、规范程序、综合协调、会务值班、公文处理、信息调研、督导督办、保密档案、秘书工作、信访维稳、信息化建设、后勤保障、队伍建设等职能作用方面发挥作用。办公室职能作用是否有效的发挥直接决定着中心工作完成的质量。 俗话说“根深才能叶茂”，基础管理是根，只有基础管理过硬，办公室的职能作用才能得到有效发挥。如何加强基础管理？ 一是完善制度并及时修订制度[1]。 制度是基础管理的前提，制度是一切工作的行为准则，也是使各项事务实现规范有序运行不可缺少的工具，但是制度的制定者容易在管理效果上考虑的多，对具体操作上考虑的少，导致制度不能有效执行。 完善制度需要以工作需求为依据、综合考虑针对性、有效性和可操作性制定符合实际且行之有效的制度。制度制定后，除了严格按照制度执行和把关，避免搞特殊化之外，还需要继续保持与时俱进的变化思维。随着工作阶段的向前推进和客观条件发生的变化，具体相关制度都要及时根据实际情况废止和修订才能保证较高的工作效率和质量。 二是规范工作流程并且让流程以工作需要为出发点[2]。 办公室琐碎繁复的事务性工作比较多，只有业务流程规范，才能保障管理行为受到控制。而业务流程的严格把关，又保障了各项事务的有序开展。 但是由于办公室工作灵活多样，而且突发事情较多，如果所有事务都生套硬搬的按照统一的规范流程去做，可能会出现流程过长，环节过多、灵活性不强等弊病，造成管理效率低下、管理成本上升，对办公室工作有害无益。故在制定办公室流程规范上，只有以工作需要为出发点，通过科学设计、有效审核、过程最短、效率最高的流程才是科学的流程。 三是记录数据并善于分析数据。 用数据说话才是科学的管理态度，数据管理在各项管理活动中都起着举足轻重的作用，但是若只重视数据记录、收集和传递，忙于记录和整理表面数据，而不能及时、有效地从数据中寻找规律、分析原因，其结果往往是整天忙的团团转，忙中添乱，导致工作效率低下，运行不畅。只有对数据进行系统分析、找出规律、查出数据所体现的管理波动并借以强化事前防范和及时纠偏，才能真正提高办公室管理水平。 主观能动性是创新和提高管理水平的源泉，如何最大程度地发挥办公人员的主观能动性，从而有效发挥办公室职能作用？ 一是树立“小事不轻视，小处不随便”意识[3]。 服务、配合、协调等的工作性质，决定办公室工作没有量化指标，甚至没办法出“显性”成绩，但任何一件小事如果没有做好，影响力和影响面都很大，正所谓“小事情，责任大”。 办公室工作是由一件件、一桩桩“小事”组成，只做好这些小事，才能做好办公室工作。办公室人员应正视自己的价值，明确自己的职责，把自己看成办公室的重要组成部分， 用发展、联系的观点考虑问题，增强预见性，考虑到每项工作的细节，洞察到易出错点以及后果，积极采取有效措施，带着神圣的使命感和高度的责任心去做好本职工作，干好每一件小事。 二是进一步激发办公室团队的活力。 “一团和气”的办公室不一定是一个高效的团队，状态非常稳定的团队常常意味着团队成员工作积极性的降低。只有激活团队活力，才能提高管理水平。 破除固定思維，改造原有的工作流程，合理调整、配置岗位职责，对工作能力强的人员进行正面激励。吸收一些不同性格、不同技能、不同工作经历的人进入团队，激发创新，激活工作氛围。加强团队的良性沟通，注重影响力的塑造，打造合作团队。此外，不断深化工作内容，让团队成员感受更加丰富的体验，获得努力工作的成就感。 三是进一步提升办公室团队的综合素质[4]。 因工作内容范围广，具体任务多，各种事务杂，工作质量要求高，需要办公室团队具备较高的综合素质。既要多动脑、勤思考，更要在学习、总结和提高上下功夫。 勤于学习，就是要求打牢理论功底，增强理性思维能力，关注和掌握工作重点，不游离于大局支外。勇于创新，就是要求根据日常工作实际，找出新的突破点，提升工作效能