公司文件资料分类6S管理标准.docx

公司文件资料分类6S管理标准 为了进一步规文件资料管理工作，根据公司6S管理规定和贯标体系《文件控制程序》、《记录控制程序》的相关规定，汇集车间部及外部各种文件，主要包括车间贯标文件、其他部文件及外来文件。 1.1 车间的文件资料按类别可分为： 1.1.1 部 技术标准：（作业指导书、工艺标准） 贯标文件 管理标准：（车间各项管理标准） 工作标准：（岗位说明书） 统计室 车间其他 资料室 技术组 工团办 部文件 1.1.2 外部 外来文件 1.2 文件、记录的管理、收回与处置 一车间文件资料管理符合公司《文件控制程序》、《记录控制程序》之规定。 1.2.1 文件应确保清晰、整洁和有效，具体要求如下： 1） 不准乱涂乱改文件。 2） 不准私自翻印、拷贝（打印）和外传文件。 3） 有关卷烟工艺配的技术文件，应予保管。 4） 失效、作废文件不得与现行有效文件混合存放。 1.2.2 文件应妥善保管、分类有序，以便于识别、存放和查阅。具体要求如下： 1.2.2.1 资料管理员负责车间文件资料的保存与管理、建立车间文件清单、保持文件的现行有效状态。 1.2.2.2 资料管理员负责提供文件的查阅、借阅。 1）需查阅、借阅文件时，应经部门负责人同意，需借出时，填写《资料室资料借阅登记表》，并按期归还。 2）查阅文件时，不得在文件上涂改、标记、修改，不得损坏文件。 3）作废文件由车间资料管理员填写文件作废申请表，到公司相关部门注销标准编号。 1.2.3 记录保管及保存期限 1.2.3.1车间记录由资料管理员收集、整理、标识、存放，并做到妥善保存和保管，防止变质和丢失，存档记录应随时检查使用。 1.2.3.2 对于可追溯性的电子版要求备份，记录由填写人或使用人保管。 1.2.4 记录的销毁 1.2.4.1 记录存放期满后，如需销毁，进行文件（记录）销毁申请，填写《部门文件（记录）销毁清单》，经部门领导批准后销毁。 1.2.4.2 已确认没有可追溯性及保存价值的电子记录，可删除。 1.2.5 保存期限： 生产相关记录保存期限为三年；其它记录保存期限为一年，贯标文件按贯标要求进行保存。 1.3 现场记录管理规定 1.3.1 交接班记录收发规定 1.3.1.1 本月生产任务结束后，班大员将这个月填写完的交接班记录收上来，装订好交到车间资料管理员处；将本月没用完的交接班记录分岗收上来，交到综合管理部。 1.3.1.2 本月生产结束前一天，班大员来综合管理部领取下个月的交接班记录空白表，保证在下个月开班时将表发放到各岗位。 1.3.1.3 对于未按时进行收发工作而影响交接班记录的填写或造成记录丢失的，要酌情予以处分。