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电子邮件写作沟通技巧与礼仪 By Nancy HR Dept. 电子邮件作用 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多 事情从此 “死无对证 ”。电子邮件存在公司 服务器上，可以作为证据。 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的 共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了 作为每个工作项目历史档案的功能 能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差 异， Email 充当意见不和、起争端时的证明。 并以合理的方式解决意见不和以及争端。 电子邮件写作 一、 电子邮件包含的内容 发送对象 1. 的应用。寻求跨门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送 给他的直接上级；也 BCC 、CC 、TO 注意 要同时抄送自己的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好 的支持。 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职 位等级从高到低或从低到高都 CC， 可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门 经理，科长，其他同事等。适当的规则 有助于提升你的形象！ 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送 人，用见面直接交流代替。 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单 独沟通，不要当着所有人的面，不停交 互邮件与发件人讨论 人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」 CC 将 主题 2. 让人一望即知，以便对方快速了解邮件内容，也便于以后对邮件 的查找。标题应该能概括邮件的基本内容。 一定不要空白标题，这是最失礼的。 相反，仅仅把邮件内容写在标题里，正文空白也是极不礼貌的。 称呼、问候与结尾 3. 如果对方是年长或在公司内有比较高的威望，要尽量使用尊 称，并在称谓后加上您好，如果是仅仅是一 般的同事关系，级别相同，可在称谓后加上你好或上午好之类的 词语；如果是关系很铁的哥们就不必这 么客气了。 ”之类的词语，让对方有个好心情，也显得发件人很有 Best Regards在邮件的结尾时，尽量加上 “谢谢、 礼貌。 对方也能平静的看待。即便邮件中有些地方不妥，总是好的，礼 貌一些，， “礼多人不怪 ”俗话说得好， 正文 4. ：第一段与最后一段是重点，以便收件人马上了解邮件内容。 邮 件结构 4.1 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在 最前面的第一段。如果信件很长，最好 在结尾的部分，再度强调第一段的重点。 邮件内容：简明扼要，行文通顺；说清楚邮件目的；注意文字 格式和图片的运用 4.2 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应 只作摘要介绍，然 后单独写个文件作为附件进行详细描述。 不要出现让人晦涩难懂的语句。准确清晰的表达，多用简单词汇 和短句，正文行文应通顺， 最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出 处，以便收件人核对。 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分 钟之后再发一封什么 “补充 ”或者 、Why 、When“更正 ”之类的邮件。主动说出你期待对方做的事 情（），邮件内容里不 etc.，What 可缺少的三个部分。 如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些 信息 A. 我希望对方采取哪些行动措施 B. 我需要对方什么时候给予回复 C. 1234 正文多用 之类的列表，以清晰明确。