总承包文件资料管理与收发.docxVIP

总承包文件资料管理与收发 10.2.1 文件的分级管理 1 一级文件 1）与业主签定的施工总承包合同及相关资料。 2）与分包签定的施工分包合同及相关资料。 3）“总承包项目管理大纲”。 4）“总承包施工大纲”。 5）“业主代表工程例会”以及“业主工程师专题工作会议”的会议纪要。 6）由项目经理签发的文件。 7）由业主工程师发放的工程设计施工图以及设计变更通知。 8）由总承包绘制业主工程师审定的设计协调施工图以及变更通知。 9）图纸会审、设计交底纪要以及技术核定单。 10）有关工程费用以及工期的往来文件。 11）由总包规定的其他文件。 2 二级文件 1）由总包主持召开的工程会议会议纪要。 2）由分包商提供的施工组织设计（施工大纲）以及施工方案。 3）由总承包部各部门发放的工程联系单。 4）有关工程质量的相关资料。 5）有关工程安全的相关资料。 6）工程竣工资料。 7）由总包规定的其他文件。 3 三级文件 除一级文件、二级文件以外的其他文件。 10.2.2 总承包项目部文件 1 对总承包部根据管理需要而形成的规定、制度等以总承包部文件形式发放。 2 相关职能部门起草，填写行文审批单，由部门经理及分管领导审阅。 3 审阅后的行文审批单及电子文档，交综合管理部，由综合管理部副经理会签，由项目经理签发。 4 签发后的文件，由综合管理部按《管理大纲配套表式》要求填写并归档。由综合管理部向领导班子成员、部门经理、各相关单位发放。 10.2.3 与业主（工程师、业主代表）往来文件收发管理 1 业主（工程师、业主代表）来文 1）业主（工程师、业主代表）发来的文件，由综合管理部统一负责接收（除图纸外），由文员进行登记，填写《收文处理单》，送综合管理部经理提出送阅、送批意见，然后按顺序送阅送批。 2）涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题和内容综合性强的重要文件由项目主要领导阅批。 3）对专业性强的一般阅件，按各位领导分工范围进行阅批。如需主要领导阅批，由分管领导提出意见再送主要领导阅批。 4）项目领导在对公文阅批时，明确提出主办部门。 5）送有关部门办理和传阅的公文，文员应做好记录，便于追索，并根据办理时限检督办，防止漏办和延误；凡逾期延误和漏办者，部门负责人和经办人员要承担责任。 6）公文按领导批示意见优先送相关部门办理；承办部门应将处理结果在《收文处理单》上注明，并将公文退还文员，不得自行交他人传阅，所有阅文和办文人员均应在《收文处理单》上签署姓名和日期。 2 向业主（工程师、业主代表）发文 1）向业主（工程师、业主代表）发文都以“专送工程师函件”、“专送业主函件”形式发放。文件起草可由各相关部门完成，填写行文审批单，由部门经理审核。 2）将“行文审批单”及电子文档交综合管理部，综合管理部文员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给草拟人补办，直至符合要求。 3）商务部、综合部、财务部起草发出的函件、工作联系单，项目经理部文件，各部门起草的涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题的各个类别文件由项目经理签发。其他一般往来函件、工作联系单等按照分工范围由分管领导签发。 5）为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合管理部送交领导班子成员传阅。 6）领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理部按文件管理的有关规定进行复印、发放。 10.2.4 与监理往来文件收发管理 1 监理来文 1）对监理发来的文件，由综合管理部统一负责接收，由文员进行登记，填写《收文处理单》，送综合管理部经理提出送阅、送批意见，然后按顺序送阅送批。 2）按照专业性划分，按各位领导分工范围进行阅批。如需主要领导阅批，由分管领导提出意见再送主要领导阅批。 3）项目领导在对公文阅批时，明确提出主办部门。 2 向监理发文 1）对监理的发文以“专送监理函件”或“监理通知回复单”形式发放（“监理通知回复单”使用监理提供的表式）。文件起草可由相关职能部门完成，由部门经理审核，交分管领导签发。 2）将“行文审批单”及电子文档交综合管理部，综合管理部文员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给草拟人补办，直至符合要求。 3）签发后的文件，由综合管理部归档并向监理及各相关单位发放。 4）为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合管理部送项目经理和项目副经理传阅。 5）领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理部按文件管理的有关规定进行复印、发放。 10.2.5 与分包往来文件收发管理 1 总承包项目经理部向分包发文 1）对分包发文以“专送***工程分包函件”形式发放。 2） 文件可由各相关部门完成文件起草，由部门经理审核。文件起草部门将“行文审批单”及电子文档交综合管理部，综合