公路工程施工文件的收集与整理.docx

公路工程施工文件的收集与整理 一、文件收集 文件收集应注意以下事项： 1、档案工作人员必须具备一定的专业水平和工作经验，特别须熟悉相关的工作流程、施工工艺，切实将被动收集变为主动收集。 2、应区别文件收集与档案整理是两个不同概念，部分文件在过程中需要收集，但在档案整理过程中应予以剔除（如消防、卫生防疫、防洪防旱等普发性文件，且施工过程中未造成后果的）。 3、文件收集顺序应尽可能遵循档案整理的规律，以减少后期档案整理的工作量。如来往文件的收集必须遵循“闭合原则”，施工技术文件必须依据经过批准的单位、分部、分项工程划分为主线进行收集。 4、收集过程应注意审查提交的文件是否符合档案管理的相关要求，如签名是否齐全、字迹是否清晰、纸是否规等。 二、文件整理 项目档案的整理一般按如下步骤进行：组卷——卷文件排列——案卷编目——案卷装订——案卷排列。 （一）组卷的基本方法 总体原则按照形成主体、事件、专业、时间为主线划分类别，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。各类别按以下基本方法进行组卷： 1、案卷及卷文件不重份；同一卷有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 2、综合管理性文件的组卷方法：这类型文件的立卷首先应按事件分类，然后同类时间形成材料按时间先后（或重要程度）进行排序。如立项、征地拆迁、报建是几项不同的工作，形成的文件也自然分成几个问题，可把反映不同问题的文件分开。同一问题形成的文件按时间顺序排列，若文件数量多，可按问题组成若干个案卷，如数量不多，可组成一卷。卷反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征用土地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起，它们不仅形成的时间不同，最主要的是它们的容完全不同，所以应单独组卷。 3、图纸的组卷方法：各阶段形成的图纸应单独组卷，各卷按图纸目录控制其排序。如果一施工图由若干单位施工，建设单位要指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。 4、施工文件的组卷方法。施工文件的开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷；各项施工原始记录（施检表）、试验检测报告（试验表）、评表和检表按照单位、分部、分项工程划分整理组卷；原材料按批量形成，单独组卷。 5、工程变更文件的组卷方法。由于工程变更文件的特殊意义和作用，它们不能直接附在被变更的竣工图的次页，应以单项（单位）工程为单元，把涉及该单项（单位）工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单项（单位）工程的变更通知单目录。如修改通知单数量少，可组成一卷，卷可按文号顺序排列；如数量多，则要按文号或专业（标段或单位工程）分别组卷。若一更改通知单涉及多图多处修改，图纸又不在同一单位工程的，应将复印件附在有关卷册或在备考表中说明；若一图纸有多修改通知单修改的，这些修改通知单应集中顺序排列。在施工过程中的工程联系单也可按文种组卷（做法与修改通知单相同）。 6、监理文件的组卷方法。 （1）项目监理依据性文件的整理：监理依据性文件包括《监理大纲》、《监理规划》和各专业的《监理实施细则》等，这些监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档，排列方法一般按专业的先后顺序。 （2）监理工作性文件：项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况，是建设项目的实质性文件。在项目开工前要统一规定不同文种的文号编排方式，如开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务围应分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如有拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。 对于监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）——时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报按年度组卷。与项目有关的来往文件应整理归档，与工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷，如：监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；②监理工作性文件的组卷工作在次年第一季度或积累到一定厚度及时组卷，如：开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、备忘录、工程款项支付、监理简报、监理日志等；③监理工作中形成的照片、录音、录像带可