2021行政人事作业指导手册.docxVIP

行政人事部作业指导手册 前言: 行政人事部作为公司的后勤职能支持部门之一，主要负责公司 的行政管理、人力资源管理的事务管理。 本手册描述了行政人事部的部门职能、组织结构、岗位职责、管 理规范、 操作流程及相关的工具表格， 用于规范与指导行政人事部的 业务工作，是行政部的基础管理文件。 一、 部门职能 组织结构 三、岗位职责 行政管理规范篇 第一章 行政办公事务管理 第一节 行政文书管理 1、 收发文管理 负责起草公司发文，根据发文登记表进行发文编号管理，呈送 总经理审批后按标准格式打印、签章、发布。 文件编号管理，根据发文文种分类，如通知 2010001，通知 2010002??；如通报 2010001，通报 2010002?? 收到外部文件进行收文编号并对上报下发进行登记。 2、 文件传阅规范 公司发文， 需在规定时间内将文本文件至各部门负责人签阅， 签阅表随文件存档；分发至各分公司的文件，需将有签章文件扫描 至各分公司，由分公司经理或分公司文员组织学习，并将分公司的 签阅表回收存档。（附表：签阅表） 3、文件档案管理 第二节 办公用品管理 行政人事部是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的 配置、统计、采购、发放、汇总等工作。 办公用品分为易、非易耗品二类：易耗品：铅笔、刀片、胶水、 大头针、回形针、复写纸、便条纸、信纸、圆珠笔、订书钉、修正液、 水性笔、复印纸等。非易耗品：剪刀、订书机、计算器、印泥、文件 夹、笔记本、直尺、白板笔等。 1、 办公用品采购说明 集中采购 在每月 25 日-27 日，督促各部门指定负责人根据本部门需求 提交下月《办公用品需求计划表》 ，按照标准审核采购计划，对超出 采购费用的计划，提出有效的采购意见。 根据公司办公用品需求单及库存实际情况，制定采购请购单， 报主管负责人批准后，交与指定供货商进行采购。 各部门采购费用标准：人均 10 元。 1.2 零星采购 零星采购定义：急需不常用物品、临时性需求的采购。 需有采购申请单（附表） ，由部门负责人审批签字，方可按标 准和要求采购。 2、 重大物品采购流程 物品申购部门填写《重要 / 重大物品申购单》经主管领导审批后，先 判断其购买的必要性，若无库存再上报总经理审批，获批后进行采 购。 3、 印刷品的定做规范及流程 根据部门负责人提出印刷需求计划，与印刷单位商榷好模板，模 板通过部门负责人审核后，方可与印刷单位确认开印。 财务类印刷品由指定财务负责人保管。 4、 物品发放与领用原则 采购办公用品后，据采购发票登记入库，注明品名、规格型号、 单位、单价、数量、金额。在每月 5 号之前，严格按照采购计划分 发各部门办公用品，在领用办公用品时，要填写办公用品出库单并 由领用人签字。 非易耗类办公用品由使用人或保管人直接领用， 在离职后， 应将 非易耗类办公用品收回。 办公用品的费用报销需做好对各部门使用费用划分表一同交财 务。 第三节 会议与接待 1、 差旅预定 根据提交的出差申请表（附表） ，购买车票、机票；并将信息 发送至当时人，有接机、送机需求的将信息发送至对接负责人手 机。 根据接收信息，安排接机人和标准住宿酒店。 附表《各协议酒店及联系电话》 2、 接待 日常接待 对上访客户引领至造访者办公室。 重大接待 接到重大接待通知， 在到访日前需做以下准备工作： 通知司机待 命，办公室卫生的清扫， 通知办公人员的着装要求， 接待室的整理， 接待物品的购买，电子显示屏的字幕准备。 3、 会议事务管理 会议类型的划分 公司内部会议，视频会议、考察会议。 会议支持的内容 会议室前的卫生、通风、会议所用设备、资料，视频会议在会 议前半小时进场将设备调试至正常状态 , 并通知与会人员会议召开 时间。若有会议时间变更要及时通知与会人员。 会议室的管理 会议期间，所有与会人员长时间离开时，需将会议室门锁好， 会议再进行前开门。 会议结束后，及时将会议设备清理收取。 会议设备外借，需做好外借登记。 会议的其他接待参照前。 第二章 后勤管理 第一节 食堂管理 1、 食堂就餐人员管理及费用核算 食堂就餐人员及时录指纹，每周一在打卡机上导出上周就餐数据， 统计就餐费用，核算就餐成本。 2、 食堂服务人员管理及费用审核 每周与食堂服务人员，核算一次费用。餐费合理性？ 每周需根据食堂采购单据与实物进行抽检。 3、 食堂卫生检查及监督 第二节宿舍管理 第二节 宿舍管理 1、 住宿安排 员工入住资格及入住办法： 入住员工须家住本市以外的正式员工（含实习生） ； 本人提出书面申请，由本部门经理签署同意意见，行政 人事部审核后，方可安排入住员工宿舍。 员工宿舍设立寝室长， 由寝室长行使宿舍管理职责， 实行集中统 一管理，并负责宿舍水电的结算。 2、宿舍资产管理 员工退出宿舍时，