【财务管理财务报表】 也许你已经在中完成过上百张财务报表.pdf

{财务管理财务报表}也许 你已经在中完成过上百张 财务报表 也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务 报表，也许你已利用 Excel 函数实现过上 千次的复杂运算，也许你认为 Excel 也不 过如此，甚至了无新意。但我们平日里无 数次重复的得心应手的使用方法只不过 是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技巧入手，领略 一下关于 Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于 2000 元 的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000 元 的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显 示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所 在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条 件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下 拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的 方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮， 打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色” 设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好 其它条件(大于等于 1500 ，字体设置为“蓝 色” ；小于1000 ，字体设置为“棕色”)。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按 你的要求以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中， 为了保持名称的一致性，利用“数据有效性” 功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别(如“工 业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别 输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列) ，在“名 称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车” 键进行确认。 仿照上面的操作，将 B、C……列分别命名 为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业 类别”的列(如 C 列) ，执行“数据→有效性”命 令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标 签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序 列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工 业企业” ，“商业企业” ，“个体企业”……序列 (各元素之间用英文逗号隔开) ，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如 D 列) ， 再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选 项后，在“来源”方框中输入公式： =INDIRECT(C1) ，确定退出。 4.选中 C 列任意单元格(如 C4) ，单击右侧 下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元 格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元 格(如 D4) ，单击下拉按钮，即可从相应类 别的企业名称列表中选择需要的企业名称 填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打 印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标， 选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 三、建立 “常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常 用的工作簿文档添加到其中，方便随时调 用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“ 自定义”选 项，打开“ 自定义”对话框。在“命令”标签中， 选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下 面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命 名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。 2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项) ， 在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项) ， 将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面 的操作对它进行命名(如“工资表”等) ，建立 第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名 称。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工 资表”等) ，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中， 选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链 接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉 按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等) 文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的 工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工 作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单 击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常 用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超 链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链 接”按钮的功能。 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时，常