公司文控管理制度.pdfVIP

公司文控管理制度 1. 目的 为确保公司有效动作，对企业进行科学管理， 规范公司发放有关质量、 管理、业务合同等文 件的格式和内容，确保其规范性和协调性，特制定本制度。 2．依据及适用范围 适用于公司发放的有关质量、 管理、 业务、 合同其他方面的文件的编写、 审批、 检查、 修订、 实施全过程。 3．定义 3.1 质量文件：指企业为 3.2 管理文件： 指为规范企业管理而形成的有效指导日常运作的文件， 包括管理制度、 流程、 组织机构、规定、规范、办法、程序、红头文件、表单等。 3.3 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。 4. 程序 4.1 编写要求： 4.1.1 各类文件的所有规定应于公司的其他管理规定相协调， 各级体系文件之间也要相互统 一。 4..2.2 文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要” ，实现文件的一致性，不能有 相互矛盾的不同文件同时出现和使用。 4.3 工作流程 提出文件编写计划———草拟文件———部门审定 相关部门协调会 权限负责人 审批 制作打印———指示使用 5. 职责分工 5.1 总经办负责本文控管理制度的宣贯、培训、起草、修订、年度检查考核工作。各主管部 门及业务项目部门负责协助在部门内部进行文控管理制度的宣贯、 培训、起草、修订、 年度 检查考核工作。 5.2 总经办负责对管理平台文件的行政检查工作。 6. 文件编码规定 6.1 各部门发放的每一份文件只允许有唯一的一个编码。 6.2 文件编码说明 □□ □□―□□□ □□□ 文件流水号 部门代码 文件类别代码 公司代码 6.2.1 公司编码定为 ET ，分取公司英文名称前两个字母。 6.2.2 文件类别编码按下表： 文件类别 编码 英文 管理文件 MD Management Documents 质量文件 QM Quality Documents 业务文件 BD Business Documents 合同 CD Contract DocumentS 6.1.3 部门编码为主管部门编码， 部门以下级机构不设编码， 也不主管相关制度， 详见下表： 部门名称 部门编码 部门名称 部门编码 总经办 GD 客服部 财务部 FD 业务部 行政人事部 PD 技术部 运营中心 采购部 6.1.4 文件流水号从 001 起连续往下待续编写（合同文件除外） 。 6.1.5 合同文件流水号为年度及月份。 6.1.6 合同文件保密级别：保密用 Y 表示，非密级用 N 表示：绝密用 TS 表示，机密用 CS 表示，秘密用 PS 表示。 6.2 文件的标准书写格式 6.2.1 首页标头