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“互联网+”环境下房地产档案管理新探
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房屋买办等活动中,根据实际情况确认的房屋及土地的自然情况,包括文字资料、计算材料、设计图纸以及音频、视频等一切能够作为凭证的材料。在“互联网+”环境下,房地产行政管理部门应该加强电子档案的管理水平,保护档案安全。
1.运用互联网信息技术管理房地产档案的优势
在“互联网+”环境下,任何行业的纸质档案均已形成了电子版,不仅颠覆了传统的管理模式,还具有如下优势:第一,对于广大人民群众来说,房屋、地产是非常重要的资产组成部分,很多人终其一生攒下的家业均投入此中。在纸质档案时代,一旦档案记载出现错误,寻求改正的过程冗长、繁琐,致使原定计划受到打击,甚至影响收益。而在“互联网+”环境下,上至房地产行政管理部门、各大房地产企业,下至房屋买卖网点、中介机构,均可以接入档案系统,档案出现问题时,具备权威机构出具的认定书,即可改正错误信息,显著提升了效率。第二,当前中国社会呈现出极强的“流动性”,城市外来务工人员较多,房产交易、租赁市场火爆,基于互联网开展的看房、订房、买房、卖房工作开展的如火如荼,极大地提升了成交量,其中房地产电子档案的作用不可忽视。
2.“互联网+”环境下提高房地产档案管理水平的新形式
2.1改革并健全房地产电子档案管理体系
互联网技术已经广泛应用于房地产档案管理工作,形成了较为完善的管理体系。但随着互联网技术的不断升级,“互联网+”市场环境也在逐渐改变,很多房地产电子档案管理方式随着时间的推移也可以适用“传统”这个形容词。面对此种情况,必须对现有的管理体系进行改革,使之不断健全,从而能够满足当代用户的需求。首先,房地产行政管理部门以及相关企业应该结合智能化互联网技术,重新梳理电子档案管理模式,找出技术运行及管理过程中的漏洞。其次,很多电子管理系统经过长时间使用,系统很可能存在漏洞或出现功能上的“退化”,比如数据存储系统的软硬件一旦出现问题,造成数据丢失,尽管通过云端协助可以恢复数据,但必然浪费大量时间。因此,应该建立系统定期审核制度,保证档案处于正常的存储状态。最后,注重房地产电子档案精确性管理。部分人员认为电脑操作是一件简单的事情,因此在日常工作中重视程度严重不足,经常由于粗心导致档案信息录入错误,从而给用戶带来麻烦,比如将用户姓名打错、身份证号输入错误、日期相差一天导致无法享受利好政策等,基于此,相关人员必须予以重视。
2.2提升房地产数据信息资源整合效率
为了提升房地产档案的使用价值,在管理过程中应该加强数据信息资源整合效率。首先,建立完善的信息筛选机制,对一些重要的信息实时记录并尽快更新,如房屋所权全変动、土地使用权采用租赁的形式进行变更等必须详细记载。在此过程中应该反复确认,保证数据信息真实有效、避免错误信息导致档案失去应有的价值。其次,在档案分类管理时,按照类型、首次录入时间、变更时间(可以根据变更次数有所区分)、区域、名称等信息进行分组,方便查阅。对于一些使用频率较高的房地产档案,可以将之划分到同一个数据存储区,如果互相之间关联性较大,还可以共同存放,加强相关档案信息的完整性。最后,根据实际情况,设置搜索关键词,比如某大型开发商新近开发了楼盘,档案管理人员可以在保留原有档案存储模式的情况下,将该企业的历史开发档案记录全部调取,在相关文件存储区内建立子文件,为有需求的用户提供完善的信息。
2.3结合用户需求,构建智能档案探寻系统
如上文提到,很多用户出于自身的考量,需要对大量房地产档案进行分析,特别是在房屋买卖、租赁的过程中,为了获得最高的收益,广大消费者或是业主经常多方探查,重点收集相关信息。对于此种情况,相关部门和企业应该结合用户需求,构建智能房地产档案探寻系统。首先,将大众关注的热门房地产档案进行置顶操作,用户无需进行搜索,登陆房产信息网站即可迅速获知信息。其次,针对有特殊需求的用户,在原有的搜索引擎基础上,可以设置智能关联系统,当用户简短地打出搜索关键词后,系统迅速列出用户心仪的房产档案资源备选名单,提高搜索效率。最后,务必保证档案信息的真实性,可以设立监督、举报系统,对不实信息的发布者进行追踪,一经发现立刻纳入黑名单,如果是内部人员出现错误,应该予以适当的惩罚。
2.4建立信息化档案管理团队,保障网站安全运营
为了保证“互联网+”环境下信息化房地产档案的安全,应该建立专业的管理团队,使相关网站时刻处于正常的运行状态。首先,面向市场招聘互联网安全管理人才,同时组织内部人员进行培训,全面提高档案管理人员的技术水平。其次,根据技术侧重点的不同,将相关人员安插在档案建设、运行、后台维护、网站管理等不同的岗位。最后,在日常工作中,将
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