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提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨
快速发展的市场环境,为事业单位运行带来了诸多的压力,如何对事业单位进行有效管理,提高市场适应力、竞争力,这是现阶段事业单位领导应该重点考虑的问题。基于目前的发展情况,要实现对事业单位的整体管理,获得最大化的效益,应该意识到科学化管理和档案管理之间的依存关系,构建一个成熟且完善的内部控制体系,这样才能提高事业单位的管理水平,充分挖掘出事业单位内在的发展力。对此,探讨提高办公室档案管理科学化水平的路径具备显著实践性价值。
1.办公室档案管理现状
1.1不健全的内控制度
当下的制度建设过于落后,导致事业单位在运转期间出现了档案管理方面的问题,这在某种程度上也影响到了基层相关工作的进行。由于科学化管理大多是针对正在进行中的工作,所以不具备预见性,进而导致相关人员在实行管理任务的过程中,没有意识到档案管理工作中的滞后性与缺陷,进而增加了答案管理风险。事业单位档案管理必须是非常严谨的时候,需要各个部门为其提供精准数据,但是由于管理体系的不完善,使得这一工作的实行也受到了一些阻碍。
1.2科学化管理执行工作不到位
部分事业单位在科学化管理中的执行工作效率降低,部分事业单位缺少档案管理的意识,没有按照规定的时间去查询与记录档案,经常出现档案记录不全面、档案资源丢失等情况。同时,事业单位中还存在着管理不到位的情况,例如办公室档案管理中缺少责任人,缺乏有效的管理,档案丢失现象频繁发生,这些都严重制约了事业单位的长远发展。
1.3员工工作缺乏热情
在一些基础性的档案管理工作中,档案管理体系的实行覆盖范围也比较窄,尤其是在档案信息记录方面,增加了使用的难度性,而且后续各项管理计划也难以进行,无形中增加档案管理部门的压力。在这种情况下,事业单位职工的压力会增加,他们的工作能力也没有明显提升,逐渐对工作缺乏热情,不利于事业单位的稳定发展。
2.提高办公室档案管理科学化水平的路径
2.1权责分明,完善档案管理制度
事业单位管理者应该具备较强的权责意识,这样才能进一步强化对各项工作的监督和管理,降低内部的档案管理风险,在这项体系进行的过程中,一定要明确资金的运用情况,尽量结合事业单位的基本情况,保证制度的实操性。在岗位设置方面始终坚持着相互制约的原则,虽然成立时间不长,但是设置了合理的会计工作岗位,确保岗位之间的权责分明,真正将内控制度的有效性贯彻到底,保证了数据信息的真实性,而且经办人员也是相互分离,相互制约的。尤其是在经费管理方面,对档案管理费用成本进行系统性规划,按照要求及时支付给职工,符合审批要求以后给予报销,开支会有合理的单据,然后让经手人员签字,领导审批,符合要求才能给予报销,将事前、事后的资金监督落实到实处,抵制不合理开支,避免出现过于严重的浪费现象,提高档案管理综合经济效益与实践性价值。
2.2建立内部管理主体,重视监督工作
虽然內部管理主体大多是不会参与到事业单位的经营管理中,但是随着事业单位规模的逐渐扩张,内部管理的重要性开始突显出来,而健全内部管理主体也是事业单位未来的主要发展趋势。在具体管理方面的问题,一方面缺乏有效沟通,管理人员的办事过于古板,无法得到管理人员的认可,导致一些重要的档案资料无法顺利记录或下载;另一方面,档案质量无法得到保障,档案管理局限于资源完整性而不重视资源使用价值,无法满足事业单位不断发展的需求现状。同时,还要强化对审计人员的培训工作,提高他们的综合素质,熟悉会计、法律和金融多方面的知识,在不断学习的过程中,更快适应高层次审计工作的发展需求。
2.3完善绩效考核,提高员工工作的热情
从目前的经营现状来看,办公室档案管理工作中许多的管理主体、领导都没有意识到科学化管理工作的重要性,认为办公室档案管理并不需要过于重视,甚至还有“走过场”的错误认知,只是凭借以往的经验去管理,导致资源浪费现象严重。为了推进事业单位的健康发展,应对市场竞争,还需要完善绩效分配制度,首先是对事业单位的核心业务和重要指标进行考核,真正将考核工作的约束性和激励性体现出来。其次,坚持多层次推进的方式,按照不同岗位、不同任务来制定发展策略,每个岗位实行竞争上岗,在轮回换岗的基础上,提高员工工作能力的时候,也能唤醒他们对工作的热情。最后,多渠道的激励方式,按照事业单位的发展情况,针对各个岗位的基本特点,真正将激励的方法和目的进行有效整合,并根据后续评价进行修订与完善,在合适的岗位上工作,从而调动职工的工作热情。
3.总结
综上所述,事业单位是否拥有完善的科学化办公室档案管理体系,逐渐成为评判一个公式成功是否的重要标准,市场经济快速发展的当下,事业单位的档案管理问题愈加明显,而且
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