對外刊管理業務流程的再思考.doc

對外刊管理業務流程的再思考 （摘要〕從實踐經驗出發，將外刊業務流程歸納為6個環節: 分析需求、委托訂購、訂單結算、驗收登記、閱覽管理、裝訂典 藏，並分析各環節的工作經驗及存在的一些問題。而後總結其5 個特點為:存在動與靜的數據流、多個環節維護MARC、“重”釆 訪咨詢“輕”加工、個別內容可相對獨立、要處理局部與整體的 關系。認為業務流程梳理對招標、效率的提高均有重要作用 （關鍵詞〕高校圖書館期刊管理業務流程 （分類號〕G255. 2 Rethink the Process of Foreign Journals Management Tang Ganghui Sun Yat-sen University Library, Guangzhou 510275 （Abstract〕Starting from the practical experience, the author reduces the process of foreign journals management into six steps： needs analysis, commissioned ordering, clearing orders, checkingand registering, access management, binding and collecting? Then he expounds upon the work experiences and problems of every step and summarizes the process of foreign journals management into five characteristics as follows： ①there exists dynamic and static data flow. ?maintaining MARC is required inmany steps. ③should attach importance to the acquisition and consultation? ④some individual step can be deal with independent!y. ⑤the relationship between the part and the whole should be right considered. At last, the author thinks tha t rearranging the business processes have important roles in inviting public bidding and improving the efficiency. 〔Keywords 〕 college library university library periodical management journal management business process 1935年，蓋博爾仃.H. Gable）主張將關於連續出版物的職 能集中在一個部門，得到瞭大多數人的認同，使國內外圖書館都 出現瞭專設期刊部的管理模式。20世紀80年代末、90年代初, 在期刊品種劇增、載體多樣化、讀者需求個性化的環境下，有人 認為應將期刊業務進行重組，打破一體化模式，這種觀點也得到 瞭一部分人認同［1］。筆者在經歷瞭本館期刊部被撤銷、業務職 能被劃分到不同部門的變革後，對兩種模式下的管理利弊都有瞭 感性認識:可以說，不論期刊管理采用何種模式，隻有將期刊的 業務流程剖析清楚，才能使工作上的人事及任務安排得到合理配 置，業績考核得到科學測評，使期刊的需求者繼續得到高效服務。 在招標環境下梳理流程，也有利於招標管理機構找到與書館合 在招標環境下梳理流程，也有利於招標管理機構找到與 書館合 作的切入點 1分析需求 全面分析需求是為經費投入尋找最佳保障線。期刊的連續性 特點，讓人質疑重復分析的必要性，尤其是其工作量不小；但這 種形似重復的分析卻蘊涵著不斷跟蹤需求、及時調整保障策略的 重要意義 1.1分析工具 在工具上可選擇各類辦公輔助軟件或期刊專用的評估產品, 既減輕負擔，又讓讀者的需求分析建立在翔實的數據之上。 館自動化集成系統主要是基於典藏、流通的，對采訪決策起不到 重要作用，且外刊涉及語種較多，一般會使用不同的MARC格式, 不便數據集中處理。這就需要館員熟練掌握一、兩種常用數據庫 軟件，並結合實際挖掘深層次的應用。至於一些公司推出的烏利 希期刊分析系統、Journal Use Reports(JUR)等館藏評估和管理 工具，若圖書館經費充裕，也不失為一種好的選擇 1.2相關案例 例如，清華大