会务接机流程和要求.docVIP

会务接机流程和要求 一、接机 1、确定好接机的 2 个跟车人员； 2、由接机负责人来统筹牵头负责接机，以及与之衔接的跟车等事宜。 在每个过程中明确每个节点、环节的负责人； 3、对接机每个人人员发放或者自备一份参会人员通信录，包括姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号； 4、事先打印好黏贴便签，印有地市、姓名、航班、房间号，由接机 和跟车人员，在接到参会者后，协助拿送行李箱，直接送至酒店房间。确保参会者到机场后，行李箱交给接机人员后，直接在房间看到行李箱，可以根据航班情况，安排接送车，若集中在一段时间，可以将人和行李分车运送。到酒店后，由专人负责将行李送至房间； 5、接机处 3 个接机人员， 2 个跟车人员。要求接机、跟车人员，内部沟通 好，清楚衔接流程，清楚自己的该做什么，负责什么，知晓整个会议的行程安排。行李标签由跟车人员负责保管，并负责将参会人员行李安全送至酒店接待行李的负责人； 6、需要根据航班情况，提前计划好大巴运送次数、时间； 7、在整个安排确定后，为每位工作人员进行一次全流程培训或者会 务整体安排的告知，让大家熟悉整体情况，以免参会者问起，答不上来； 8、印发工作人员操作手册，里面印有参会人员名单（姓名、地市、 1/3 性别、联系电话、航班、房间号）、整体计划安排、各个环节的内容、统一负责人及联系方式，工作人员分工联系表等，便于出现紧急意外情况，大家都清楚哪块问题找谁。 二、接机场景过程模拟 1 / 3 1、航班起飞前，由统一负责短信发送的人员，负责发送温馨提示短 信： “X主任，您好，我是 XXX会务工作人员 XXX，您的航班将在 X 月 X 日 XX时刻到达南京禄口机场。届时我将在 XX位置持 “XXX接”站牌等您，有任何需求都可以和我联系（联系电话 XX），祝您旅途愉快 ”。之前由接机负责人与短信负责人确认沟通好； 2、1 号 2 号接机人员（其中一个举牌子）和 2 个跟车人员在机场出口等待， 3 号接机人员在 VIP 贵宾室， 3、在航班落地后， 1 号或 2 号接机人员电话联系参会者： “ XXX，您好，我是 XX，，我在 XX位置持 “ XXX接”站牌等您 ”。电话未接通者，可以短信； 4、在见到参会者后，由 1 号或 2 号接机人员上前， “您是 XX单位 +职位您好，我是 XXX，欢迎您来到南京。请先到机场 VIP贵宾室稍作休息，一会有专车 送您到宾馆。行李请交给我们，我们直接为您送到宾馆您的 XXX房间 ”，这时， 号跟车人员负责接过行李箱，贴上事先准备好的行李标签，将行李送至大巴车上， 2 号跟车人员负责带参会者到 VIP 机场贵宾室休息。对于接到直接走，不需要去贵宾室等的参会者，直接由 2 号跟车人员送至大巴车上； 5、到了 VIP机场贵宾室后，由 2 号跟车人员交接至 3 号接机人员， 2/3 并介绍， “这是 XX单位 xx”。2 号接机人员负责招呼休息，可以对 VIP贵宾 室或者住宿、安排等情况稍作介绍； 6、完毕后， 1、2 号跟车人员和接机人员再次在机场出口汇合，接下一位； 7、在参会者到达差不多时，大巴要出发前， 1、2 号跟车人员先确认行李安全无误，再回到 VIP 贵宾室，由 3 号接机人员告知， “请各位领导跟随我们工作人员上车前往 xx 酒店 ”， 2 / 3 1、2 号跟车人员， 1 人在前， 1 人在后，带引参会者上车； 8、大巴途中，由 1 位跟车人员发送水给各位参会者，并根据情况作简要交 流介绍。到达酒店后，将参会者引导至酒店的接待人员，将行李交付给酒店处行李负责人员，并核对数量，名单； 9、接机过程中，始终保持微笑，递送东西时要双手。接待的基本要 求是： 礼貌得体、热情大方、不卑不亢； 10、接机过程中，各角色可以轮流担当； 11、着装统一要求： 男生黑皮鞋，白色衬衣，此次新发的工作服裤子；女生，黑皮鞋，白色衬衣，此次新发的工作服裙子，长发的统一扎马尾辫，不要佩戴过于招眼的耳环、等首饰，尽量不要化妆或淡妆。 3/3 3 / 3