excel排序、筛选、分类汇总、数据透视表教学探讨-最新教育文档.docxVIP

Excel 排序、筛选、分类汇总、数据透视表教学探讨 很多中职学生都认为 Excel 是计算机基础这一学科中比较 难学习的操作软件， 对于如何学习 Excel 却无路可循。 针对学生 的这些问题，本文中只是选取了排序、筛选、分类汇总、数据透 视表这几个常用操作进行探讨学习。 一、排序 相对而言， 排序是比较容易掌握的操作之一， 同时也是数据 处理中的经常性工作。对数据表格中的内容，要求有标题行，数 据不能有空行或空列，可以有空格，不能有合并单元格。在排序 时，常用的方法有以下几种。 （一）快速排序 如果我们希望对销售产品资料按某列属性 （如“销售金额” 由高到低）进行排列，可以这样操作：选中“销售金额”列任意 一个单元格（如G3）,然后按一下“常用”工具栏上的“降序 排序”按钮即可。 （二） 多条件排序 （三） 按笔划排序 例如对“姓名”进行排序时， 中国人喜欢按“姓氏笔划”来 进行：选中姓名列任意一个单元格，执行“数据-排序”命令， 打开“排序”对话框， 单击其中的“选项”按钮， 打开“排序选 项”对话框，选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排 序”对话框，再按下“确定”按钮即可。 二、筛选 Excel 中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和 “高级筛选”。 “自动筛选”一般用于简单的条件筛选， 筛选时将不满足条 件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。 若要筛选的多个条件间是“或”的关系， 或需要将筛选的结 果在新的位置显示出来那只有用“高级筛选”来实现了。 “高级 筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作， 其筛选的结果可显示在 原数据表格中， 不符合条件的记录被隐藏起来； 也可以在新的位 置显示筛选结果， 不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不 会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的比对了。 筛选对数据的要求： （1）必须有标题行，即数据区域的第一行为标题 （2）数据区域内不能有空行或空列，个别的空格无所谓。 如果有空行或空列， Excel 会认为不是同一个数据区域。 三、分类汇总 各种报表处理中最常用的就是分类汇总。 例如会计核算， 需 按照科目将明细账分类汇总。 （一）分类依据 1、在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。 2、在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还 必须按照选定的分类依据先将数据清单排序。 否则可能会造成分 类汇总的错误。 排序操作的基本步骤前面已经提到过， 排序后整 个数据清单都按照类别排好顺序，就可以进行分类汇总操作了。 （二）分类汇总操作 分类汇总操作的基本步骤如下： 1、如果当前单元格不在数据清单中，选定数据清单中的任 一单元格。 2、单击数据菜单中的分类汇总命令。这时将弹出分类汇总 对话框。 分类字段：下拉框中选定；汇总方式：下拉框中选定；选定 汇总项：下拉框中中选定，可复选；根据需要决定是否选定汇总 结果显示在数据下方选项， 如果不选定该项， 则汇总结果显示在 数据上方。最后单击确定。 四、数据透视表 （一）数据透视表对数据源的要求 若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据， 也只有比较大量的数据才能体现数据透视表的优势。 1、表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空。 2、数据记录中最好不要有空白单元格或合并单元格。 3、一个字段只能包含一个信息。 4、每个字段中数据的数据类型必须一致（如“出生日期” 字段的值如果既有日期型数据又有文本型数据， 则无法按照“出 生日期”字段进行组） 数据越规则，数据透视表使用起来越方便。 （二）创建数据透视表 数据透视表的功能非常强大， 但创建的过程却非常简单。 首 先选定数据源中任意一个有内容的单元格，然后选择“插 入”f“数据透视表”命令。 在弹出的对话框根据具体需要进行 设置后即可创建数据透视表。至于如何设置报表筛选、行标签、 列标签、数值等，本文就不进行详细讲述。 通过前面针对排序、筛选、分类汇总、数据透视表这几种操 作的简单介绍，可以发现这些数据操作有某些共通点。 1、 为更方便的应用这些功能，对数据源的格式有一定的要 求，都是要求有标题行，不能出现空行、空列或合并单元格。 2、 在实现数据处理过程中，均可以在数据源中选择任意一 个有内容的单元格，然后直接点击排序、筛选、分类汇总或者插 入数据透视表等操作按钮就可以了。 其实 Excel 还有其他一些处理数据的应用， 如果数据表格是 规则的，同样可以选择任意一个有内容的单元格而不用去选取区 域，如插入图表。 使用这样的操作方法优点和缺点都很明显。 优点是操作方便 快捷，容易掌握，操作过程也容易发现数据源是否有误，在数据 量较大的情况下， 这种优势更为明显。 缺点是如果数据表格不规 则，则需要重新整理格式或者采用选取区域的方式进行操作， 同 时也会容易因表